Podpis elektroniczny jest coraz bardziej popularnym narzędziem wśród firm i przedsiębiorców, ponieważ znacznie przyspiesza proces podpisywania dokumentów oraz zwiększa wygodę pracy z dokumentami. Poznaj SimplySign - jedno z najlepszych narzędzi do podpisu elektronicznego i dowiedz się jak możesz zacząć z niego korzystać w swojej firmie.

 

Czym jest i jak działa podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny to cyfrowe narzędzie, umożliwiające podpisywanie dokumentów elektronicznych jak umowy, deklaracje podatkowe czy faktury. Jest to elektroniczna sygnatura, pakiet danych, który zostaje zapisany wewnątrz dokumentu, np. w pliku PDF czy DOCX, i zawiera informacje o właścicielu podpisu.

Jeśli z podpis elektroniczny wykorzystywany jest w celach prywatnych, jak podpisywanie umów cywilno-prawnych czy załatwianie spraw w urzędzie, wystarczy do tego podpis z danymi osoby fizycznej. Do celów komercyjnych wykorzystywany jest bardziej rozbudowany, dedykowany instytucjom publicznym i przedsiębiorstwom podpis, który poza danymi osoby posiada także dane pozwalające powiązać ją z daną organizacją.

Na podpisie elektronicznym mogą znaleźć się:

• Skan podpisu/parafki lub logo firmy,
• Informacja kto podpisał dokument, 
• Data podpisania 
• Opcjonalnie: miejsce i powód złożenia podpisu

Dla kogo jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny może być używany przez osoby fizyczne oraz przedstawicieli i pracowników przedsiębiorstw lub administracji publicznej. Czołowe systemy administracyjne w Polsce i Unii Europejskiej umożliwiają podpisywanie dokumentów elektronicznie, co znacznie przyspiesza i ułatwia procesy w biznesie i administracji. Sygnatury elektronicznej użyjesz do m.in.:

• e-Deklaracji,
• ZUS PUE,
• eIDAS, 
• Programu Płatnik,
• JPK,
• e-KRS,
• OSK,
• ePUAP,
• GIIIF,
• e-zwolnienia,
• e-zdrowia,
• systemu Emp@tia,
• ePEFRON2,
• e-KRK,
• wiele innych,

Powyżej wymienione zostały wybrane systemy, które wspierają kwalifikowane podpisy elektroniczne. Nie oznacza to jednak, że podpis jest przydatny tylko w tych systemach – podpisy można dodawać do dowolnych dokumentów, by potwierdzić ich autentyczność, co znacznie zwiększa bezpieczeństwo i wygodę komunikacji biznesowej.

Podpisy elektroniczne poza systemami administracji najczęściej używane są do podpisywania faktur elektronicznych, umów cywilno-prawnych, ofert handlowych, wewnętrznych dokumentów przez zarządy firm i dyrektorów działów oraz dowolnych dokumentów, wymagających potwierdzenia ich autentyczności.

Na co warto zwracać uwagę i jakie są różnice między podpisami?

Podpisy elektroniczne to genialne połączenie technologii i prawa. Umożliwiają przed zdecydowaniem się na zakup takiego narzędzia, warto poznać różnice między rodzajami podpisów i ich formatami.

Podpis niekwalifikowany vs kwalifikowany

Pierwszą i najważniejszą cechą dla każdego podpisującego jest rodzaj podpisu: niekwalifikowany oraz kwalifikowany.

Podpis niekwalifikowany (tzw. zwykły) jest to podstawowa forma podpisu, która nie wymaga osobistej weryfikacji tożsamości podczas jego utworzenia. Wydanie podpisu niekwalifikowanego odbywa się zdalnie, poprzez kliknięcie w link weryfikacyjny (w przypadku podpisu wyłącznie z adresem email) lub przesłanie skanu dokumentu tożsamości. Taki podpis może być wyeksportowany w formie cyfrowej i nie musi być przechowywany na zabezpieczonym urządzeniu.

Wygoda założenia i przechowywania takiego podpisu są z pewnością jego zaletami, lecz podpis niekwalifikowany nie posiada mocy prawnej jak podpis odręczny i posiada ograniczone możliwości dowodowe, np. podczas procesu sądowego. Niekwalifikowane podpisy także nie są automatycznie weryfikowane przez programy do plików PDF, przez co wyświetlany zostaje komunikat o nieważności podpisu.

Podpis kwalifikowany (tzw. bezpieczny) jest bardziej rozbudowaną formą podpisu elektronicznego, która posiada większe możliwości i moc prawną. Proces uzyskania takiego podpisu wymaga dostarczenia dokumentu potwierdzającego tożsamość od notariusza lub osobistej weryfikacji tożsamości w jednym z wyznaczonych punktów. Podpis kwalifikowany elektroniczny musi być przechowywany na bezpiecznej karcie kryptograficznej oraz być chronionym przez PIN, który wprowadzany jest po umieszczeniu karty w czytniku.

Dzięki temu jest on niezwykle bezpieczny i posiada swoją moc prawną. Zaletą jest także fakt, że aplikacje do odczytywania plików PDF, np. Adobe Reader, automatycznie weryfikują autentyczność i wyświetlają komunikat o ważności podpisu.


Podpis kwalifikowany jest bardziej bezpieczny i posiada większą moc prawną, jednak jego wadą jest potrzeba posiadania karty kryptograficznej i czytnika, by móc z niej korzystać. By zwiększyć wygodę korzystania z podpisów elektronicznych powstały usługi oferujące mobilny podpis kwalifikowany.

Posiadając mobilny podpis, możesz podpisywać dokumenty w dowolnym momencie, na komputerze lub w aplikacji na telefon. Twój podpis jest w 100% bezpieczny, ponieważ wymaga kodu PIN jak klasyczny podpis oraz indywidualnego kodu OTP z aplikacji mobilnej i posiada taką samą moc prawną jak odręczny podpis na dokumencie.

Czy podpis kwalifikowany jest równoważny podpisowi odręcznemu?

Zgodnie z ustawą O usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, uchwalonej 5 września 2016 roku, podpis złożony za pomocą certyfikatu kwalifikowanego posiada moc prawną, równoważną podpisowi odręcznemu. Oznacza to, że może on pełnić rolę dowodu w dochodzeniach i procesach sądowych. Dodatkowo, dzięki zgodności prawa polskiego z europejskim, podpis kwalifikowany jest uznawany na terenie całej Unii Europejskiej, co znacznie ułatwia zawieranie umów i przyspiesza procesy biznesowe z firmami w państwach członkowskich.

Różnica między formatem PAdES i XAdES

Kolejną ważną cechą podpisów elektronicznych, o której powinien wiedzieć każdy zainteresowany tym narzędziem, jest różnica między formatami PAdES i XAdES. Świadomość o tej różnicy i poprawne wykorzystanie formatu może znacznie wpłynąć na moc podpisu. Mianowicie, formaty te różnią się sposobem przechowywania podpisu w pliku.

PAdES jest formatem przeznaczonym do podpisywania dokumentów zapisanych w pliku PDF. Umożliwia on zapisanie jednego lub wielu podpisów bezpośrednio w pliku oraz jego wizualizację tego podpisu. Jest to dobre rozwiązanie dla umów, rozporządzeń czy innych dokumentów prawnych, które mają widocznie przedstawiać, że dokument jest podpisany. Największą zaletą PAdES jest zapisanie treści dokumentu i certyfikatu podpisującego w jednym pliku, co zabezpiecza go przed modyfikacją i jest automatycznie weryfikowany przez programy do wyświetlania dokumentów.

Główną różnicą między PAdES i XAdES jest to, że XAdES nie pozwala na zapisanie certyfikatu bezpośrednio w podpisywanym dokumencie. Do dokumentu źródłowego dołączony zostaje podpis, zapisany w formacie XML. Na pierwszy rzut oka jest to wada, ponieważ plik XML z podpisem może zostać usunięty lub nie zostać wysłany. Jednak format XAdES przydaje się w momencie, kiedy podpisywany plik zawiera dane, które mają zostać sczytane i przetworzone – np. deklaracja podatkowa lub dane finansowe firmy.

Podpisuj dokumenty gdziekolwiek jesteś z SimplySign

Jednym z najpopularniejszych w Polsce narzędzi do elektronicznego podpisywania dokumentów jest mobilny podpis elektroniczny SimplySign, dostępny w home.pl. Certyfikat podpisu jest przechowywany w chmurze i zabezpieczony uwierzytelnianiem wieloskładnikowym. Za jego bezpieczeństwo odpowiada Certum, firma, która od lat specjalizuje się w zapewnianiu wiarygodności dokumentów i potwierdzaniu tożsamości.

Korzystając z SimplySign w kilka sekund podpiszesz dokumenty w dowolnym miejscu i momencie, z aplikacji na telefony lub na komputerze, a podpis będzie równoznaczny z odręczny,. Dzięki mobilnemu podpisowi zaoszczędzisz czas i przyspieszysz działanie swojej firmy. Odwiedź home.pl/simplysign-podpis-elektroniczny/ lub skontaktuj się z nami pod numerem +48 91 432 55 72 by dowiedzieć się więcej o mobilnym podpisie elektronicznym dla Twojej firmy.

Źródło: https://home.pl/simplysign-podpis-elektroniczny/