O procesie konsolidacji spółek Grupy Nowy Styl na platformie IFS Applications opowiada MARIUSZ SOBOCIŃSKI, IT & Business Analyst Director, Grupa Nowy Styl.

Grupa Nowy Styl wykorzystuje IFS Applications już od kilkunastu lat. W pierwotnym rozwiązaniu była to jedna instancja systemu, która obejmowała kilka spółek na terenie Polski. Proces konsolidacji spółek krajowych odbywał się stopniowo, poprzez migrację do wersji IFS Applications 2003. Architektura była prosta — jedna aplikacja, jedna firma.

 

Od roku 2009, przez kolejne lata, następował proces związany z tworzeniem Grupy Nowy Styl w Europie. Grupa posiadała wtedy spółki zależne we Francji, w Niemczech i Wielkiej Brytanii. Kapitałowo podlegały one Grupie Nowy Styl, ale operacyjnie działały praktycznie niezależnie.

KONSOLIDACJA SPÓŁEK ZAGRANICZNYCH

W momencie, gdy w Grupie Nowy Styl rozpoczęło się wdrażanie koncepcji organizacji funkcjonalnej, podstawową platformą, która wspierała ten proces, był system IFS Applications. Pierwsze wdrożenie miało miejsce w spółce zależnej we Francji, gdzie w ciągu kilku miesięcy udało się wdrożyć IFS Applications 7.5 w modelu zintegrowanym z wersją 2003, używaną w Polsce. Ta metoda konsolidacji nie była procesem stricte informatycznym, a raczej organizacyjnym, z mocnym wsparciem informatyki w tle.

W roku 2011 odbyło się wdrożenie w spółce dystrybucyjnej w Niemczech — dużo większej i w większym stopniu zinformatyzowanej niż spółka francuska. Dzięki doświadczeniu zdobytemu podczas pierwszego wdrożenia, kolejny projekt przebiegł bardzo sprawnie. Przy okazji wdrożenia systemu w spółce niemieckiej utworzyliśmy centrum usług wspólnych, oparte w dużej mierze na IFS Applications. Istotą działania centrum było wdrożenie jednolitych procesów, z uwzględnieniem aspektów prawnych i specyfiki lokalnego rynku. Pierwszy zakres działania centrum usług wspólnych dotyczył obszaru kontrolingu i finansów. W Grupie powstał dział księgowości spółek zagranicznych, który na podobnej zasadzie, jak firmy outsourcingowe, prowadzi rozliczenia i płatności dla spółki niemieckiej.

Kolejne wdrożenie nastąpiło w spółce na Słowacji, ale jego skala była znacznie mniejsza niż w spółce w Niemczech. Ten projekt nie stanowił już dla nas dużego ryzyka. Następnie przyszła kolej na spółkę w Wielkiej Brytanii, gdzie wdrożenie IFS Applications poszło stosunkowo łatwo, gdyż było w zasadzie roll-outem rozwiązań wdrożonych wcześniej w innych spółkach zagranicznych.

W 2013 r. nastąpiła akwizycja kolejnej niemieckiej spółki. W tym przypadku model integracyjny był dla nas trudniejszy do wdrożenia, gdyż spółka ta ma również zakłady produkcyjne. Wyzwaniem była też zmiana organizacyjna — realizacja połączenia prawnego tej spółki ze spółką Nowy Styl GmbH. Cały proces tej integracji, który trwał ok. 9 miesięcy, odbywał się z wykorzystaniem IFS Applications. W naszej ocenie zakończył się dużym sukcesem, a zwrot z inwestycji uzyskaliśmy już po roku od wdrożenia.

WDRAŻANIE ARCHITEKTURY KORPORACYJNEJ

Integracja Grupy jest złożonym procesem, wymagającym zaangażowania zespołu obejmującego nawet 100—150 osób. Zgodnie z przyjętą koncepcją działania, w przypadku większych spółek definiujemy programy, które z kolei dzielimy na projekty, a każdy projekt w pewnym zakresie odpowiada pionowi funkcjonalnemu. W przypadku drugiej niemieckiej spółki było kilkanaście projektów, które obejmowały m.in. przenoszenie części maszyn do zakładów w Polsce, całkowitą zmianę layoutu zakładu produkcyjnego z nowym wyposażeniem i pomiary norm dla procesów produkcyjnych.

We własnym zakresie stworzyliśmy koncepcję architektury korporacyjnej, która ułatwia włączanie nowych jednostek organizacyjnych w struktury Grupy Nowy Styl. Mówiąc prościej, dzisiaj wiemy, do czego dążymy i co chcemy uzyskać, a cała trudność polega na tym, żeby odpowiednio zweryfikować procesy dla danej spółki. Najpierw sprawdzamy, czy nowa spółka wpasowuje się w wypracowane dotychczas wzorce, czy też ma odrębność, której nasze modelowe rozwiązania nie obejmują. Jeśli tak jest, implementujemy nasze procesy i struktury organizacyjne, by dopasować spółkę do kooperacji w ramach Grupy Nowy Styl. uzyskać, a cała trudność polega na tym, żeby odpowiednio zweryfikować procesy uzyskać, a cała trudność polega na tym, żeby odpowiednio zweryfikować procesy dla danej spółki. Najpierw sprawdzamy, czy nowa spółka wpasowuje się w wypracowane dotychczas wzorce, czy też ma odrębność, której nasze modelowe rozwiązania nie obejmują. Jeśli tak jest, implementujemy nasze procesy i struktury organizacyjne, by dopasować spółkę do kooperacji w ramach Grupy Nowy Styl.

UPGRADE W CENTRALI

Wdrożenia, o których mówiłem do tej pory, dotyczyły wersji IFS Applications 7.5. Migracja spółek zagranicznych do platformy IFS Applications — zgodnie ze strategią Grupy — odbywała się w szybkim tempie. W związku z dużą dynamiką projektów zagranicznych brakowało czasu, żeby rozwijać rozwiązanie IFS Applications w centrali Grupy w Polsce. Bardzo długo używaliśmy więc wersji 2003, aż wreszcie, po realizacji projektów zagranicznych, nadszedł czas na upgrade rozwiązania w Polsce. Zdecydowaliśmy się na aktualizację systemu IFS Applications do wersji 8.

W związku z upgradem zależało nam na tym, by „remodelować” system i wdrożyć nowe rozwiązania, aby lepiej spełnić bieżące potrzeby naszej organizacji. Nazywamy ten projekt upgradem, ale tak naprawdę było to nowe wdrożenie, które trwało dwa lata. Już w trakcie realizacji projektu zdecydowaliśmy się na wdrożenie modułu IFS WMS, co spowodowało zmiany organizacyjne w zakresie zarządzania magazynem.

W ramach aktualizacji systemu zdecydowaliśmy się przenieść wszystkie nasze produkty do konfiguratora handlowego. Warto podkreślić, że mamy kilkaset linii produktowych i kilka tysięcy modeli, a więc ilość danych jest ogromna. Baza konfiguracyjna, zbudowana na IFS Applications, cały czas jest rozbudowywana i docelowo ma objąć wszystkie produkty Grupy Nowy Styl.

Równolegle z procesem migracji spółki Nowy Styl do wersji 8 realizowaliśmy projekt wdrożenia systemu IFS Applications 8 w nowo wybudowanym zakładzie produkcyjnym zlokalizowanym w Jaśle.

Obecnie wszystkie spółki Grupy Nowy Styl w Polsce działają na platformie IFS Applications 8. Używamy systemu w obszarach produkcji, dystrybucji, finansów i gospodarki magazynowej. W spółce niemieckiej został ponadto wdrożony moduł zarządzania jakością. Z systemu IFS Applications korzystają praktycznie wszyscy pracownicy Grupy Nowy Styl.

IFS APPLICATIONS PLATFORMĄ INTEGRACJI

W ubiegłym roku powstała nowa spółka w Czechach, w której również zaimplementowaliśmy wersję 8. Zakończyliśmy upgrade techniczny spółki angielskiej z wersji 7.5 do 8. Obecnie kończy się migracja z wersji 7.5 do wersji 8 w spółkach we Francji i w Niemczech. Pod koniec roku przewidujemy konsolidację nowej spółki niemieckiej, która prowadzi działalność projektową. Dodam jeszcze, że również w zeszłym roku wdrożyliśmy moduł IFS CRM oparty na wersji 8 w części krajowej, a w tym roku objął on również część eksportową. W najbliższym czasie planujemy roll-out modułu CRM, który obejmie spółki w Niemczech, Francji i w Wielkiej Brytanii.

IFS Applications jest podstawowym systemem biznesowym w naszej organizacji. Obecnie nastawiamy się na integrowanie na platformie IFS Applications innych systemów, takich jak oprogramowanie PLM czy aplikacja do ofertowania. Na przyszły rok planujemy rozpoczęcie projektu aktualizacji IFS Applications do wersji 9.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA IFS APPLICATIONS™:

WDROŻONE MODUŁY:

Źródło: www.ifsworld.com