it integro 2018 wrzesien

Duża liczba zapotrzebowań i połączonych z nimi faktur jest ogromnym wyzwaniem dla firm produkcyjnych. System do zarządzania dokumentami oraz procesami biznesowymi jest rozwiązaniem usprawniającym pracę z tymi dokumentami. Implementacja takiego rozwiązania pozwala na automatyzację i optymalizację pracy spółki. Chcąc obniżyć koszty i usprawnić proces zapotrzebowań firma Marmite zdecydowała się wdrożyć w swojej organizacji system Plus Workflow dostarczany przez Suncode.

REKLAMA:
parnerzy raport erp 2018
 
 
Marmite to czołowy europejski producent umywalek, brodzików i wanien wykonanych z materiału Mineral Composite. Firma łączy naturalne materiały mineralne, zaawansowaną technologię i opracowuje dalsze innowacje w zakresie wykorzystania Mineral Composite. Spółka zatrudnia 800 pracowników, a w stałej ofercie mieści się 2000 produktów. Cała produkcja mieści się w 2 fabrykach, natomiast zdolność produkcyjna firmy sięga 1 800 000 sztuk rocznie. Te imponujące liczby wskazują na szeroką skalę projektu wdrożeniowego zrealizowanego przy współpracy z Suncode.
W Marmite mierzyliśmy się z dużą liczbą dokumentów związanych z zakupami a co za tym idzie – z dużą liczbą faktur. Odzwierciedlenie tych procesów w formie elektronicznej ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów, zwiększenie kontroli nad kosztami, obniżenie pracochłonności procesu oraz jego usprawnienie. Zdecydowaliśmy się na system Plus Workflow, ponieważ konsultanci Suncode zapewnili nam elastyczne narzędzie, w którym odzwierciedliliśmy proces w postaci odpowiadającej naszym oczekiwaniom. – Agnieszka Slawnikowska, Kierownik Działu Księgowości i Windykacji
Zaimplementowany proces rozpoczyna użytkownik składający wniosek o zapotrzebowanie. W tym momencie pracownik określa podstawowe informacje dotyczące zamówienia takie jak: liczbę przedmiotów do zamówienia, cenę jednostkową czy jednostkę miary. Dodatkowo określa się także typ zapotrzebowania, kwotę zamówienia, nazwę dostawcy, a także rok budżetowy, pod którego podchodzi wydatek. By usprawnić ten etap, system Plus Workflow łączy się z bazą danych Exact, która uwzględnia wszystkich dostawców spółki. Jeżeli produkt będzie zamawiany u dostawcy nie znajdującego się w bazie, użytkownik może na tym etapie złożyć wniosek o założenie nowego dostawcy.

Kolejny etap to etap akceptacji zamówienia. W spółce Marmite zastosowano matrycę akceptacji. Oznacza to, że ścieżka akceptacji została dopasowana do sposobu akceptacji w organizacji. W zależności od typu zapotrzebowania (wydatki operacyjne: OPEX lub wydatki inwestycyjne: CAPEX) zadanie przechodzi do odpowiednich osób na określonym stopniu akceptacji.

Po akceptacji zamówienia wnioskujący generuje druk zamówienia zakupu w języku polskim lub angielskim i wysyła go do dostawcy, oznaczając jednocześnie zmianę statusu zamówienia na „Wysłane”. Kiedy zaś otrzyma zamówienie, status zadania zostanie zmieniony na „Zrealizowane”. Zapewnia to porządek w procesie i kontrolę czasu wykonania zadania.

Odbiór zamówienia odbywa się w procesie faktur. Faktura zamówienia jest rejestrowana zaraz po wpłynięciu faktury do firmy, a w dalszej kolejności trafia do opisu merytorycznego, którego dokonuje osoba składająca wniosek. Na tym etapie łączy się fakturę z zamówieniem. Z dynamicznej rozwijanej listy użytkownik wybiera odpowiedni numer zamówienia, pod który zostanie podpięta faktura. Jeśli do jednego zamówienia podłączonych jest wiele faktur, zamówienie znika z listy w momencie, gdy całkowity koszt zamówienia zostanie zafakturowane. Po opisaniu faktury, gdy występują niezgodności z zamówieniem, jest ona wysyłana do akceptacji, a następnie do działu księgowości w celu jej zaksięgowania i opłacenia. PlusWorkflow zapewnia łączenie wielu linii zamówień z wieloma liniami faktur.
Wdrożenie przebiegło sprawnie i, tak jak było to przewidywane, przyczyniło się do usprawnienia procesu akceptacji zamówień i obiegu faktur w naszej firmie. Dużym ułatwieniem jest integracja z systemem Exact, a także możliwość pracy w procesie zarówno w wersji polskiej, jak i angielskiej przez wzgląd na naszych dostawców. - Angieszka Slawnikowska, Kierownik Działu Księgowości i Windykacji
Źródło: www.suncode.pl

 

PODOBNE


loading...