erp dzisiaj 5

Każde przedsiębiorstwo zawiera liczne umowy z kontrahentami. Fakt ten każdorazowo poprzedza proces negocjacji handlowych, negocjacji samych zapisów umownych czy też formy samego dokumentu oraz jego załączników. Niejednokrotnie okazuje się, iż pierwotne, optymistyczne założenia co do szybkiej finalizacji pracy nad dokumentem, pryskają niczym bańka mydlana czyniąc drogę ku upragnionemu kontraktowi wyboistą, pełną zakrętów i niespodziewanych pułapek. Pojawia się mnogość wersji dokumentów, w których znaleźć można radosną twórczość kilkunastu często osób bezpośrednio zaangażowanych w sprawę.


REKLAMA:
2018 03 16 Oracle Code Conference POLAND banner 350x350
 
 
Dokumenty przesyłane są pomiędzy stronami wielokrotnie, każdorazowo podnosząc niebezpieczeństwo zagubienia konkretnej wersji lub powodując trudności w identyfikacji tej właściwej.

Problem staje się irytujący również w sytuacji, w której pojawia się potrzeba porównania dokumentów wcześniej opiniowanych z tymi najbardziej aktualnymi. Często zajmuje to niepotrzebnie dużo czasu.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom rynku co do eliminacji problemów opisanych powyżej oraz stawiając sobie za cel najwyższy optymalizację procesów biznesowych wśród bieżących i potencjalnych klientów firmy Suncode, opracowany został dedykowany proces biznesowy znacznie ułatwiający bieżącą pracę na dokumentach oraz eliminujący do zera możliwość ich utarty.

Proces opiniowania umów w systemie Plus Workflow wyposażony został w szereg unikalnych funkcjonalności takich jak integracja z aplikacją MS Word, integracja z serwerem poczty wychodzącej, możliwość niezależnego opiniowania załączników oraz aneksów w trakcie trwania procesu, generowanie ostatecznej wersji umowy w formacie PDF wraz ze znakiem wodnym dla każdego dokumentu opiniowanego w procesie czy możliwość elektronicznego podpisu dokumentu z wykorzystaniem platformy Autenti.

Integracja z aplikacją MS Word polega na wykorzystaniu dedykowanej wtyczki Plus DOC, instalowanej na konkretnym stanowisku roboczym. Wtyczka pozwala na bezpośrednią komunikację pomiędzy aplikacją MS Word a systemem Plus Workflow i gwarantuje szybkie pobranie dokumentu do zmiany oraz późniejsze wysłanie zmian i zapisanie nowej wersji w systemie Plus Workflow bez konieczności ręcznego podpinania dokumentu oraz zapisywania go na dysku. Cała praca odbywa się z pomocą menu kontekstowego w samej aplikacji MS Word. Ponadto wtyczka pozwala na porównanie bieżącej wersji ze wszystkimi poprzednimi oraz wyłapanie różnic występujących na dokumentach.

Integracja z serwerem poczty wychodzącej przygotowana została w celu umożliwienia użytkownikowi systemu Plus Workflow wysłania najnowszej wersji umowy do podmiotu zewnętrznego (kancelarii zewnętrznej lub kontrahenta) z poziomu formularza procesu. Wszystko odbywa się trzech prostych krokach: określeniu tematu wiadomości, uzupełnieniu jej treści oraz kliknięciu przycisku uruchamiającego proces wysyłania najnowszej wersji dokumentu istniejącego w procesie.

Każdorazowo użytkownik pracujący nad dokumentem ma również możliwość niezależnego opiniowania załączników oraz aneksów do wcześniej podłączonej umowy oraz wysłania ich do zainteresowanych osób. Te z kolei, analogicznie jak w przypadku poprzednich dokumentów, posiadają możliwość pobrania ich do zmian oraz wysłania zaopiniowanych dokumentów z wykorzystaniem wtyczki Plus DOC.

Całość procesu opiniowania umowy kończy fakt wygenerowania dokumentów w formacie PDF wraz ze znakiem wodnym (lub kodem kreskowym, po którym z pomocą dedykowanej aplikacji skanującej, wydrukowany i podpisany wcześniej dokument zostanie powrotnie podłączony do procesu).

System Plus Workflow może być równocześnie zintegrowany z Platformą Autenti w celu szybkiego podpisania dokumentu online. Więcej na temat Platformy Autenti znajdziecie Państwo pod tym adresem: https://autenti.com/produkt/

Automatyzacja procesu opiniowania umów w ramach platformy Plus Workflow w znacznym stopniu przyspiesza pracę nad dokumentami, pomaga w szybkiej identyfikacji różnic w nich występujących, eliminuje możliwość zagubienia konkretnych kopii oraz finalnie przyspiesza procedurę komunikacji pomiędzy stronami. Wszystko to sprzyja podniesieniu efektywności naszych negocjacji a co z tym idzie szybszemu wejściu kontraktu w życie.

I to jest przecież nasz nadrzędny cel!

Źródło: www.suncode.pl

PODOBNE


loading...