Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia ze zleceniem od klienta, czy z procesem wewnętrznym - praca oparta na projektach odgrywa ważną rolę w niemal wszystkich obszarach przedsiębiorstwa, w których występują złożone procesy. Chodzi tutaj o: kalkulacje ofertowe projektów, planowanie zasobów, koordynację zadań i kontrolę kosztów wykonania, a wszystko to w perspektywie wielu działów lub nawet w skali całego przedsiębiorstwa. System abas ERP łączy wydajne zarządzanie projektami z najróżniejszymi funkcjami ułatwiającymi ich planowanie, realizację i controlling. Doskonale sprawdza się nie tylko w ramach klasycznego planowania pojedynczych projektów, lecz także w kompleksowym zarządzaniu środowiskiem wieloprojektowym.

 

Wszystko zgodnie z planem?

Za pomocą interaktywnych planów i diagramów przedsiębiorstwo może w przejrzysty i prosty sposób zarządzać historią oraz postępem realizacji projektu, a także wizualizować oba te aspekty. Wystarczy nacisnąć przycisk, aby wyświetlić kartotekę projektu, która zapewnia zespołowi projektowemu optymalny przegląd statusu, kamieni milowych, personelu, terminów i budżetów. Pozwala to na odpowiednio wczesną identyfikację wąskich gardeł i odstępstw od planu oraz wdrażanie w porę działań zapobiegawczych. W narzędziu do planowania zasobów można błyskawicznie zorientować się w aktualnym stopniu obciążenia wszystkich pracowników i za pomocą kilku kliknięć zorganizować obciążenie robocze - ręcznie lub w oparciu o predefiniowane rozłożenie zadań.

Koszty pod kontrolą?

Dzięki powiązaniu z takimi obszarami jak CRM/sprzedaż, produkcja, zakupy, gospodarka materiałowa i rachunek kosztów system włącza w realizację projektu wszystkie istotne działy specjalistyczne.

Narzędzia do zarządzania projektami przydają się w szczególności w dziale produkcji jako nadrzędny system do planowania przebiegu wszystkich procesów. Firmy produkujące maszyny i urządzenia oraz zajmujące się produkcją jednostkową skorzystają nie tylko z przejrzystych procesów, lecz także z kompleksowego controllingu kosztów projektów. Procesy dyspozycji, zaopatrzenia i magazynowania są realizowane w odniesieniu do projektu, więc za pomocą narzędzi do obsługi rachunku kosztów projektów można wiarygodnie określać aktualne i oczekiwane koszty, ich zmiany oraz źródła ich powstawania na wszystkich etapach projektu. Analizy wskaźników i symulacje trendów umożliwiają wykonywanie dowolnych kalkulacji i minimalizację typowych czynników ryzyka związanych z projektem.

W jaki sposób zintegrowane zarządzanie projektami generuje prawdziwą wartość dodaną?

Na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa składają się projekty; małe i duże, realizowane w ramach jednego działu lub w wielu lokalizacjach jednocześnie. Realizacja udanych projektów, zgodnych z harmonogramem, wymaga umiejętnej koordynacji licznych zadań, zespołów, kamieni milowych, zasobów i kosztów.

Wsparcie ze strony oprogramowania do zarządzania projektami jest też dziś nieodzowne w wielu przedsiębiorstwach średniej wielkości. Profesjonalne narzędzia do zarządzania projektami nie zapomną o żadnym terminie, po naciśnięciu jednego przycisku wiedzą, który pracownik ma jeszcze wolne zasoby, i w ułamku sekundy określą, w jakim stopniu budżet jest już wykorzystany.

Rozwiązania do zarządzania projektami ułatwiają jednak przede wszystkim współpracę zespołów projektowych. Uczestnicy projektu są często rozproszeni przestrzennie, czy to w budynku firmowym, czy też w różnych krajach lub strefach czasowych. Oprogramowanie do zarządzania projektami ułatwia komunikację, udostępnia centralną bazę danych i przez to optymalizuje współpracę. Zespoły projektowe pracują ze wspólnymi kalendarzami i wykresami Gantta, mają też dostęp do aktualnych danych projektów i istotnych dokumentów, w każdej chwili są więc poinformowane o status quo i historii projektu. System przydzielania uprawnień pozwala bezproblemowo określać uprawnienia dostępu do folderów i plików, dzięki czemu informacje poufne trafiają wyłącznie do uprawnionych adresatów. System pozwala też bez problemu włączać w projekty podwykonawców zewnętrznych.

Firmom trudno dziś funkcjonować bez zintegrowanych, prostych w obsłudze systemów do ewidencji czasu pracy. Dzięki nim wystarczy kilka kliknięć, aby zarejestrować, kto i jak długo pracował nad danym projektem lub zadaniem. Zapewnia to pełną przejrzystość pod kątem potrzeb controllingu projektów i obciążenia pracowników, a przy tym umożliwia łatwe zarządzanie zasobami. Jeśli w planie przebiegu projektu określone czynności są przypisane do konkretnych pracowników, system automatycznie generuje odpowiednie zadania i wyświetla je w osobistym menedżerze zadań danego pracownika.

Coraz bardziej złożone projekty i szybciej napływające informacje wymagają od narzędzi do zarządzania projektami dużej wydajności. Potrzebna jest tu platforma, która umożliwia płynną komunikację w dowolnym miejscu i czasie. Nowoczesne narzędzia udostępniają też liczne graficzne możliwości prezentacji struktury projektu, postępów w jego realizacji i przepływów pracy. Na potrzeby planowania i realizacji projektów trzeba też zadbać o komunikację między najróżniejszymi obszarami przedsiębiorstwa i źródłami danych. Aby więc w pełni wykorzystać potencjał optymalizacji procesów, warto skorzystać z narzędzia do zarządzania projektami, które będzie w pełni zintegrowane z systemem ERP.

Pełna integracja narzędzia PM z systemem ERP pozwala na uniknięcie przechowywania nadmiarowych danych i korzystać z centralnie przetwarzanych danych obejmujących wszystkie działy organizacji. Wszystkie zintegrowane obszary funkcjonalne systemu ERP funkcjonują jednocześnie jako dostawcy i odbiorcy informacji. Z modułu do zarządzania projektami można więc np. bezpośrednio wygenerować zlecenie produkcyjne, a materiały zaplanowane dla danego projektu - przekazać bez opóźnień do obszaru dyspozycji. Terminy dostaw z działu zakupów mogą być bezpośrednio uwzględniane przy planowaniu kamieni milowych w planie przebiegu projektu. Dostęp do pełnych zasobów danych systemu ERP przyda się również kierownikowi projektu, ponieważ pozwala na porównanie planów z rzeczywistością z maksymalną szczegółowością, a dzięki temu na szybsze reagowanie na odchylenia.

Źródło: www.abas-poland.com