Axapta w Szynaka-Meble

Szynaka-Meble, czołowy producent mebli, zatrudniający ponad 750 osób to chyba najlepszy przykład dużej firmy, która dzięki wdrożeniu oprogramowania Axapta, potrafi dostosować się do zmian na rynku równie szybko jak małe spółki. Blisko 80 proc. jej mebli do mieszkań, kuchni, biur i marketów trafia do sieci sprzedaży m.in. w Niemczech, Austrii, Szwajcarii i Czechach. Fundamenty pod dzisiejsze sukcesy zostały postawione pół wieku temu, kiedy       rodzina Szynaka założyła w Lubawie niewielki zakład rzemieślniczy.

 REKLAMA 
 Wdrażasz KSeF w firmie 

Szynaka-Meble stawia na Axaptę

Wdrożenie systemu Axapta w Szynaka-Meble, które przeprowadził Creative Innovation Group z Warszawy, objęło finanse, handel, środki trwałe, logistykę, planowanie, zarządzanie magazynem, produkcję, a także kadry i płace. Oprócz tego firma została wsparta kilkoma bardzo pomocnymi narzędziami wbudowanymi w systemie Axapta, m.in. modułem Record Level Security, zabezpieczającym dostęp poszczególnych użytkowników do poufnych danych oraz modułem OLAP, czyli OnLine Analytical Processing, który analizując na bieżąco wszystkie dane z wewnętrznego i zewnętrznego środowiska podpowiada, jakie decyzje i w jakich okolicznościach mogą być najlepsze dla firmy. Implementacja systemu rozpoczęła się na początku 2004 roku. Pierwszy etap wdrożenia zakończył się w lipcu 2005 roku, drugi cztery miesiące później. W sumie wdrożono 17 modułów. W systemie pracuje obecnie 39 użytkowników jednocześnie.

Dlaczego Axapta?
Do montażu prostego mebla potrzeba kilkadziesiąt różnych części, z których każda musi spełniać odpowiednie normy techniczne. Każda z tych części wymaga złożenia zamówienia i monitorowania, jak zmienia się jej cenowa wartość. To istotne dla precyzyjnego zaplanowania wydatków. Kontrola kosztów i produkcji kilkunastu mebli miesięcznie jest stosunkowo prosta. Zadanie komplikuje się, gdy produkcja idzie w tysiące wyrobów każdego tygodnia. Ręczne sterowanie cyklem produkcyjnym jest bardzo trudne i naraża firmę na niepotrzebne pomyłki a czasem i wydatki.

Zlecenia firma przyjmowała telefonicznie, faksem lub za pomocą e-maili. Tymi samymi kanałami komunikacji między działami firmy przepływały informacje m.in. o finansowych należnościach, dacie dostarczenia wyrobów czy wielkości sprzedaży z rozległej sieci dystrybucji. Tylko w Polsce Szynaka współpracuje z 265 punktami sprzedaży, a przecież produkcja trafia jeszcze do salonów rozciągających się od Moskwy aż po Frankfurt nad Renem. Dane często spływały w kilkudniowych odstępach, co dodatkowo utrudniało szybkie i spójne raportowanie i podejmowanie na tej podstawie strategicznych decyzji.

Z tymi niedogodnościami firma próbowała sobie radzić korzystając m.in. z arkusza Excel i przestarzałego systemu DOSowskiego, który jednak nie obsługiwał produkcji - jednego z najważniejszych działów. Dodatkowym utudnieniem był fakt, że każdy dział pracował w oparciu o własne, niezintegrowane programy, własne kartoteki i niespójne bazy danych.

Ich uporządkowanie było niezwykle czasochłonne i nieraz wymagało od kierowników, zwłaszcza tych odpowiedzialnych za część technologiczną i produkcyjną, samodzielnego wizytowania innych działów i spisywania na papierze informacji o zamówionym wyrobie. Ponieważ nie było centralnego systemu, który na bieżąco zbierałby wszystkie dane, trzeba było przeszukiwać dokumenty. Takie same problemy wystepowały przy księgowaniu, które było wykonywane  ręcznie. Znalezienie właściwego dokumentu zajmowało sporo czasu. Na końcu więc nieraz okazywało się, że ceny materiałów, wielkości i normy, jakie te muszą spełniać, są już nieaktualne. Niemożność zarządzania danymi w rzeczywistym czasie narażało Szynakę-Meble na ryzyko podjęcia niewłaściwych decyzji. W magazynie zalegały niepotrzebne materiały, za które wcześniej firma już zapłaciła albo okazywało się, że zostało złożone za małe zamówienie. To z kolei zwiększało ryzyko, że klient nie otrzyma produktu na czas.

Brak zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzaniem stał się szczególnie dotkliwy, gdy Szynaka-Meble przejęła oddział zajmujący się produkcją mebli kuchennych w Wolsztynie. W warunkach szybkiego rozwoju firmy należało zatem wprowadzić nowoczesny system zarządzania.


Jest dobry doradca, są i korzyści

Wśród systemów, jakie Szynaka-Meble brała pod uwagę były oprogramowania Teta, iScala Impuls i Simple. Ostatecznie zarząd firmy, kierując się rekomendacjami i pozycją rynkową produktu, zdecydował się jednak na system Axapta. Jego wdrożeniem zajął się Creative Innovation Group z Warszawy, licencjonowany partner Microsoftu.

Implementacja rozpoczęła się od szczegółowej analizy biznesowej, która pozwoliła wskazać i scharakteryzować wszystkie punkty zapalne w firmie. Niezwykle istotne w tym wszystkim było włączenie do projektu siedmiu głównych użytkowników Szynaki-Meble, m.in. szefów działów produkcyjnego, technologicznego i finansowego, którzy przedstawiali najbardziej odpowiadające im rozwiązania i oczekiwania.

- Taka forma współpracy bardzo nam odpowiada, ponieważ każda firma ma własną specyfikę, a pracujący w niej ludzie, stanowią jej największą wartość oraz doskonale znają procesy zachodzące codziennie w ich firmie – mówi Manoj Nair, prezes Creative Innovation Group.

Składające się na system moduły są ze soba zintegrowane, a ewidencja prowadzona jest w jednym, centralnym systemie. Jednocześnie umożliwiono zdalną pracę w technologii AOS, dzięki czemu cała firma może pracować z jedną, czytelną bazą i kartoteką dla wszystkich oddziałów a nie, jak to było wcześniej, w oparciu o wiele, niespójnych programów i kartotek z różnymi danymi. Z technicznego punktu widzenia administracja jednym, centralnym systemem jest prostsza. Powód?

- Dzięki elastyczności Axapty nasz dział IT ma możliwość tworzenia nowych raportów i funkcjonalności bezpośrednio w jednym, zintegrowanym systemie. W ten sposób mój dział sprawniej obsługuje pozostałe działy w firmie – mówi Krzysztof Węgłowski, IT Manager i Kierownik wdrożenia systemu Axapta w Szynaka-Meble.

Co więcej, centralny system dzięki modułowi Record Level Security jest bezpieczniejszy. Administrator może ukrywać wybrane rekordy z tabeli przed nieupoważnionym użytkownikiem. Na przykład sprzedawca z salonu sprzedaży w Katowicach widzi na monitorze komputera wyłącznie swoje zamówienia i wielkość sprzedaży, ale nie ma już dostępu do informacji o obrotach i zamówieniach w innych miejscach funkcjonowania Spółki. Takie rozwiązanie daje pewność, że poufne informacje nie dostaną się w niepowołane ręce.

Jeden system pozwolił także zoptymalizować procesy planowania, uzyskać dokładniejszą kontrolę procesów biznesowych, szybsze i jakościowo lepsze raportowanie, a także pełną obsługę rachunkowości zarządczej. I, co równie ważne, zintegrowany system Axapta wreszcie umożliwił zarządowi dostęp do wszystkich informacji i przygotowywanych na ich podstawie analiz w dowolnym momencie. Czekanie na zbiorcze dane przestało być palącym problemem. 

Zyskały na tym działy produkcji i technologii. Rozliczenie produkcji zostało w Axapcie ustawione pod serie produkcyjne. - Jest to wygodne rozwiązanie dla firm branży meblarskiej, pozwala bowiem grupować produkcję pod kątem typu produktu i utworzenie na taką zaplanowaną produkcję serii – mówi Krzysztof Węgłowski, IT Manager w Szynaka-Meble. Dzięki temu Szynaka-Meble może w dalszej części integrować
zamówienia zakupów pod katem serii produkcyjnej oraz rozliczyć zużycie materiałów. W Axapcie ustawiony został podział na magazyn plus serię produkcyjną. Dzięki temu zwiększono bieżącą kontrolę materiałów na magazynie pod produkcję danej serii. Inna ciekawa funkcjonalność to kalkulator. Dzięki specjalnemu kalkulatorowi na podstawie podanego wymiaru, na przykład blatu, system automatycznie oblicza zużycie pozostałych materiałów, takich jak klej, obrzeża czy okleina. To z kolei pozwala dokładnie zaplanować rzeczywistą ilość materiałów potrzebnych do produkcji. A jaka jest ich cena, tego kierownik technologii nie musi sprawdzać, odwiedzając każdorazowo dział zamówień. System na bieżąco generuje takie dane i automatycznie udostępnia. Jeśli jednak okaże się, że w magazynie zalegają nadwyżki, wówczas - dzięki rozliczaniu produkcji w seriach produkcyjnych - można wykorzystać nadmiar materiałów do innego wyrobu. Dla Axapty to żaden problem. System na bieżąco doskonale obsługuje i rozlicza przesunięcia towarów i półproduktów.

Korzyści, jakie Szynaka-Meble czerpie z oprogramowania jest więcej. System Axapta z jednej strony integruje wszystkie obszary firmy a z drugiej – i to jest jego kolejną zaletą – pozwala wydzielić zakład produkcyjny w Wolsztynie i poddać go odrębnej analizie lub w połączeniu z zakładem z Lubawy. 

Udogodnień doczekał się także dział sprzedaży. Dzięki systemowej kontroli wszystkich etapów logistycznych nie ma opóźnień w dostawach. Wysyłki automatycznie planuje się na podstawie zamówień sprzedaży. Wcześniej było to niemożliwe. Zaplanowanie wysyłki wymagało od kierownika działu przebicie się przez stertę papierowych dokumentów, co nie tylko było czasochłonne, ale też zwiększało ryzyko pomyłki. System wyeliminował to niebezpieczeństwo.

A co jeszcze, oprócz bieżącej aktualizacji danych, kontrolowania produkcji i trzymania kosztów w ryzach zyskała firma na wdrożeniu Axapty? – System Axapta wreszcie dał nam możliwość pełnej obsługi w systemie rachunkowości zarządczej – wyjaśnia Roman Chołaściński, Dyrektor ds. Finansowych w Szynaka-Meble.

Ponadto, jeden z wdrożonych modułów - OLAP, umożliwiający przeprowadzanie szczegółowych i wielopoziomowych analiz biznesowych, jest swoistym doradcą zarządu przy podejmowaniu kluczowych dla firmy decyzji. Program na bieżąco zestawia w wielowymiarowej strukturze wszystkie informacje o czasie, kosztach, produkcji, dostawcach materiałów i klientach. Dane mogą być filtrowane według różnych kryteriów, co pozwala dostrzec w otoczeniu firmy nowe trendy. Wyniki analiz przedstawiane w różnych, symulowanych wariantach służą więc za wskazówkę przy podejmowaniu decyzji w krótszym i dłuższym okresie. Tym cenniejszą, że prezes zarządu, nie opuszczając gabinetu, może nie tylko samodzielnie przeprowadzać analizy, ale też śledzić na monitorze swego komputera, jak na tle podjętych i planowanych ruchów będzie się zmieniać stan środków pieniężnych firmy. Bez OLAPA na coraz bardziej konkurencyjnym rynku byłoby to po prostu trudniejsze.

Ramię w ramię
Wdrożenie zakończyło się pełnym sukcesem w listopadzie 2005 roku. Dla Szynaka-Meble to najważniejszy argument, by przedłużyć współpracę z Creative Innovation Group. W styczniu 2006 obie firmy podpisały umowę serwisową, na mocy której Creative Innovation Group zobowiązał się wspierać Szynaka-Meble swym szerokim doświadczeniem. W pierwszym półroczu 2006 roku Szynaka-Meble planuje migrację do wyższego Service Pack’a systemu Axapta i dokupienie kolejnych użytkowników do systemu. Nabywca systemu widzi potrzebę wprowadzania dalszych – nowych rozwiązań przyczyniających się do usprawnienia systemu  np. magazynowania ( automatyczna identyfikacja  wyrobów  za pomocą kodów kreskowych) czy też rozliczania wydajności pracowników na poszczególnych stanowiskach pracy itp.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top