System ERP dla MPK Łódź

Jak system ERP IFS Applications pomógł zapanować nad wydatkami i usprawnić funkcje zarządcze oraz wspomógł reorganizację w MPK Łódź Sp. z o.o.

MPK-Łódź Sp. z o.o. świadczy usługi przewozowe w zakresie komunikacji miejskiej, a także usługi transportowe dla osób niepełnosprawnych pojazdami specjalistycznymi. Usługi przewozowe realizuje 5 zakładów (3 zakłady komunikacji tramwajowej i 2 zakłady komunikacji autobusowej) na 75 liniach, w tym 16 liniach tramwajowych oraz 59 liniach autobusowych (52 dziennych i 7 nocnych). Obecnie przedsiębiorstwo zatrudnia około 2800 pracowników. MPK-Łódź w 2005 roku rozpoczęło wdrożenie systemu IFS Applications. Docelowo z rozwiązania ma korzystać 234 użytkowników.

Modernizacja zarządzania

Na początku obecnego wieku MPK- Łódź borykało się z wieloma problemami. Przez wiele lat nie kupowano nowych pojazdów. Był to trudny okres dla wszystkich, zarówno dla pracowników spółki, jak i jej kooperantów oraz kontrahentów. Nastąpiły zmiany w zarządzie, opracowano również program naprawczy, w ramach którego zdecydowano się przykładać większą wagę do kontroli wydatków. Przeprowadzono restrukturyzację we wszystkich obszarach działania firmy. Dotyczyła ona także sfery pracowniczej, pozostawiono jednak te jednostki, które w wielu innych polskich „mpk-ach” zlikwidowano, traktując jako zbędny balast. W Zakładzie Techniki, prowadzącym remonty naboru oraz regenerację podzespołów i części pracuje ok. 600 osób. W Zakładzie Torów i Sieci wykonującym prace związane z utrzymaniem, naprawą oraz konserwacją torów, sieci i podstacji zatrudnionych jest ok. 200 osób. Dzięki nim MPK-Łódź jest niemal całkowicie samowystarczalne, jeśli chodzi o remonty taboru i torów. Od kilku lat pracownicy tych jednostek pracują nie tylko na potrzeby swojej macierzystej firmy, ale realizują także kontrakty zewnętrzne. MPK-Łódź zarabia na nich ok. 10 mln zł rocznie. Te fundusze są przeznaczane głównie na zakup nowego taboru.

Wygrywamy przetargi na remonty tramwajów dla innych przewoźników. Modernizowaliśmy już wagony ze Śląska, Gdańska i Poznania. Toruń kupił od nas elementy „designu” stworzone przez naszych fachowców – mówi Marcin Małek z MPK-Łódź. – W przypadku prac torowych do przetargów startujemy sami lub w konsorcjach z innymi firmami. Dotychczas remontowaliśmy tory w Szczecinie, Gdańsku, Wrocławiu, Krakowie, Elblągu i Warszawie.

Pomysły na sukces

Przedsiębiorstwo nieustannie inwestuje. W Łodzi codziennie z transportu publicznego korzysta 700-800 tys. pasażerów. Od końca 2005 r. do października 2008 r. zakupiono 198 autobusów, czyli w ciągu trzech lat wymieniono połowę taboru. To był duży sukces przedsiębiorstwa.

W połowie 2008 r. oddano do użytku Łódzki Tramwaj Regionalny, czyli najnowocześniejszą tego typu linię w Polsce. Inwestorem było MPK-Łódź. Firma była także beneficjentem unijnej pomocy. Największa w ostatnich latach inwestycja transportowa w Łodzi pochłonęła prawie 300 mln zł, z czego nieco ponad 100 mln zł przekazała Unia Europejska. Za te pieniądze zbudowano m.in. 15,7 km torowiska, kupiono 10 niskopodłogowych, klimatyzowanych tramwajów oraz kupiono i wdrożono system sterowania ruchem obejmujący kilkadziesiąt skrzyżowań.

MPK-Łódź w równym stopniu dba o wszystkich swoich pasażerów. Spółka jest pionierem w dziedzinie organizowania przewozów osób niepełnosprawnych.

Jako pierwsze przedsiębiorstwo komunikacyjne otworzyliśmy w 1994 r. Zakład Przewozu Osób Niepełnosprawnych – mówi Bogumił Makowski z MPK-Łódź. Pod koniec 2008 r. kupiliśmy trzy kolejne samochody przystosowane przewozu osób niepełnosprawnych.

Oferujemy usługę, w ramach której nasi przeszkoleni pracownicy odbierają osoby z domów, pomagają im zająć miejsce w pojeździe i zawożą np. na zajęcia rehabilitacyjne. Obecnie firma dysponuje 18 specjalistycznymi pojazdami do przewozu osób niepełnosprawnych. W 2008 r. z usług ZPON skorzystano prawie 80 tys. osób.

O rozwoju przedsiębiorstwa świadczy również wzrost zatrudnienia. W 2008 r. w MPK-Łódź powstał Ośrodek Szkolenia Motorniczych. Do przeprowadzania szkoleń przystosowano pięć tramwajów. Podczas siedmiu dotychczas zorganizowanych kursów, uprawnienia motorniczego zdobyło ponad 100 osób.

Korzyści z wdrożenia systemu:

Wsparcie zarządzania procesami wewnętrznymi Wsparcie obszaru kontrolingu Usprawnienie planowania remontów i zarządzania oferowanymi usługami Wsparcie monitorowania stanu magazynu i zużycia materiałów Możliwość automatycznego generowania zleceń

Potrzeba informatyzacji

W ramach restrukturyzacji spółka MPK-Łódź zainwestowała w nowe technologie, w tym w systemy IT. Gdzie informatyka była niezbędna? Najbardziej istotna okazała się potrzeba monitorowania przepływów finansowych. Wiadomo było, że koszty działalności przedsiębiorstwa są duże, ale brakowało narzędzi informatycznych, które pomogą zgromadzić informacje dotyczące szczegółów związanych z ponoszonymi kosztami - kto i na jaki cel przeznacza fundusze.

W 2003 r., po podjęciu przez Zarząd decyzji o potrzebie wdrożenia zintegrowanego systemu ERP do zarządzania przedsiębiorstwem postanowiliśmy wybrać narzędzia, które będą mogły wspomóc restrukturyzację zakładu – opowiada Krzysztof Michalski, kierownik Działu Informatyki MPK-Łódź, Project Manager wdrożenia IFS Applications. Skupiliśmy się na takich obszarach jak: finanse, dystrybucja, zaopatrzenie i kontroling. Wiedzieliśmy, czego oczekujemy, ponieważ wcześniej przeprowadziliśmy analizę przedwdrożeniową.

Realizacja wdrożenia systemu IFS Applications

Wdrożenie zostało zrealizowane według przyjętej przez IFS metodologii. Wybrano kluczowych użytkowników, którzy później dzielili się nabytą podczas szkoleń wiedzą z innymi pracownikami MPK-Łódź. Do każdego obszaru objętego wdrożeniem dedykowany był jeden pracownik IFS, który kontaktował się z kluczowymi użytkownikami w MPK-Łódź. Konsultanci IFS wspierali MPK-Łódź podczas testowania systemu, jak również wprowadzają niezbędne modyfikacje.

System ERP w MPK-Łódź wspiera przede wszystkim zarządzanie wewnętrznymi procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie oraz jej działalność usługową. W Zakładzie Torów i Sieci oraz Zakładzie Techniki jest niezastąpiony w sferze utrzymania ruchu całej infrastruktury – pomaga w planowaniu remontów oraz zarządzaniu realizowanymi usługami. Dzięki wdrożeniu systemu IFS usprawniono procesy zachodzące w firmie oraz sprawozdawczość. Wzrosła również wydajność pracy.

Moduły IFS Applications wdrożone w MPK Łódź:

• I etap
  
  - IFS Finanse (w tym obszar kontrolingu)
  - IFS Dystrybucja
  - IFS Sprzedaż i Serwis
• II etap
  - IFS Zasoby Ludzkie
  - IFS Płace
• III etap
  - IFS Remonty

Liczba użytkowników: 234

Korzyści z wdrożenia systemu IFS Applications

Przed wdrożeniem IFS Applications w MPK-Łódź działało kilka niezintegrowanych systemów informatycznych – opowiada Grzegorz Mokrzycki, szef Działu Umów i Zamówień w MPK-Łódź. System IFS umożliwia obsługę wielu działań związanych z zaopatrzeniem, takich jak zgłaszanie zapotrzebowania przez użytkowników. Zyskaliśmy łatwy dostęp do informacji o stanie magazynu.

Dla pracowników dokonujących zakupów niezwykle pomocna jest funkcjonalność umożliwiająca automatyczne generowanie zamówień na podstawie zapotrzebowania zgłaszanego wcześniej w systemie.

System umożliwia monitorowanie stanu wykorzystania umowy i sygnalizuje, kiedy umowa jest zakończona – podkreśla Grzegorz Mokrzycki. Upoważnieni użytkownicy mogą śledzić na bieżąco całkowite zużycie materiałów, porównywać z przyznanymi limitami czy planem działania przedsiębiorstwa. System IFS zapewnia przeprowadzenie wielu analiz, które wcześniej były wykonywane za pomocą wielu programów lub ręcznie – dodaje Grzegorz Mokrzycki.

Zastosowanie systemu wspomagającego zarządzanie umożliwiło MPK-Łódź analizowanie sposobu realizacji zaopatrzenia. Można ustalić czas reakcji od złożenia zapotrzebowania do dokonania zakupów. Uzyskiwane parametry mogą również służyć do oceny dostawców, np. w jakim czasie realizują dostawy. W systemie IFS Applications zapisywane są terminy dostawy określone w umowach, można więc przeanalizować, czy dostawa realizowana jest zgodnie z umową, a w przypadku opóźnień naliczać kary.

IFS Applications ułatwia szybkie dotarcie do informacji na temat zużycia materiałów. Dane zgromadzone w jednej lokalizacji, są dostępne dla wszystkich upoważnionych użytkowników, w tym działu księgowości, który ma możliwość obliczenia kosztów zużycia materiałów i ich analizy w dowolnym momencie - mówi Grzegorz Mokrzycki.

Wdrożenie podzielone zostało na trzy etapy. W 2005 r. rozpoczęła się implementacja modułów: IFS Finanse (w tym w obszarze controlingu), IFS Dystrybucja oraz IFS Sprzedaż. W drugim etapie, realizowanym od początku 2006 roku, rozpoczęło się wdrożenie IFS Zasoby Ludzkie i IFS Płace.

W MPK-Łódź zrealizowaliśmy jedno z bardziej rozbudowanych wdrożeń modułu kadrowo-płacowego w Polsce – wyjaśnia Dariusz Madlewski, kierownik Projektu w IFS Poland.

Przygotowane rozwiązanie było odpowiedzią na rozbudowane oczekiwania MPK-Łódź w zakresie automatyzacji przetwarzania danych, uwarunkowane skomplikowanym systemem wynagradzania, obecnością wielu związków zawodowych, koniecznością obsługi byłych pracowników i ich rodzin w ramach działalności socjalnej oraz potrzebą integracji z innymi systemami specyficznymi dla przedsiębiorstw komunikacyjnych. W trzecim etapie, po ustabilizowaniu działania systemu w zakresie podstawowym, rozpoczęło się uruchomienie systemu w zakresie IFS Remonty, które zakończone zostało w 2009 roku.

Źródło: www.ifs.com.pl