Chłodne zarządzanie – emocjonalna sprzedaż

Spółka Remes funkcjonuje na polskim rynku od 1992 roku. Obecnie spółka jest jednym z wiodący polskich producentów i dystrybutorów wełnianych pościeli rehabilitacyjnej oraz galanterii kuchennej. Zdrowotne właściwości oraz wysoką jakość wyrobów firmy Remes potwierdzają liczne certyfikaty. Świadectwem jakości produktów jest również pięcioletnia gwarancja udzielna przez firmę Remes, na wszystkie wytwarzane wyroby. Firma, na co dzień zajmująca się działalnością handlową znana jest również z działalności sportowej. Remes jest również rozpoznawalną marką sportową. Organizowane sztandarowe projekty to chociażby sierpniowy, międzynarodowy młodzieżowy turniej piłkarski REMES CUP czy jego dorosła, zimowa odmiana REMES CUP EXTRA.

W 2008 w letnim turnieju wzięło udział 260 piłkarskich drużyn młodzieżowych z 11 krajów. Jest to największe przedsięwzięcie w tej kategorii wiekowej w naszej części Europy. Aktywność sportowa REMES to również zaangażowanie sponsoringowe w Lecha Poznań czy też sponsoring tytularny w prestiżowe rozgrywki piłkarskie REMES PUCHAR POLSKI. Aktywność sportowa to również prowadzona od kilku lat Akademia Piłkarska Remes, szkółka piłkarska szlifująca nie bez sukcesów młode talenty i współpracująca z wieloma autorytetami piłkarskimi.

Remes prowadzi dystrybucję swoich wyrobów w oparciu o sprzedaż bezpośrednią. Firma zatrudnia w zależności od intensywności realizowanych projektów sprzedażowych od 750 do 900 pracowników. Roczne obroty spółki wynoszą ok. 100 mln. zł. Realizując sprzedaż firma zawiera kilkadziesiąt tys. umów rocznie, co stanowi niemałe wyzwanie w zakresie zapewnienia sprawności ewidencyjno-rozliczeniowej.

Wdrożenie pierwszych elementów systemu ERP rozpoczęła w 2005 roku. W tym czasie obroty i zatrudnienie w spółce kształtowały się na poziomie 30 proc. stanu obecnego.

Wyzwanie

Przed rozpoczęciem wdrożenia firma miała rozpoznany rynek i skutecznie rozwijała swoją działalność. Przed podpisaniem kontaktu zatrudnienie w Remes wynosiło 250 osób, co stanowi 1/3 stanu obecnego. Sytuacja firmy pod względem finansowym była stabilna brakowało jednak szybkiej, pełnej i wiarygodnej informacji opartej na danych spływających z terenu (proces sprzedaży bezpośredniej)a ewidencjonowanych w różnych, nie współpracujących ze sobą w zakresie wymiany danych programach .

Każdy z działów firmy REMS pracował na innym programie lub kilku programach, działających na różnych platformach systemowych(DOS, Windows, SQL), niektóre wykorzystywały do pracy wyłącznie arkusze kalkulacyjne, w których rejestrowane były zdarzenia biznesowe. Pierwsze doświadczenia z wymianą danych pomiędzy poszczególnymi modułami firma miała już za sobą. Było to nieudana próba zapanowania nad ewidencją i rozliczeniami przy wykorzystaniu DOS-owskiego rozwiązania w obszarach finanse-sprzedaż-magazyn. Skala działania i tempo rozwoju organizacji przerosło możliwości jakie oferowało przyjęte rozwiązanie informatyczne.

Zebranie wszystkich informacji do celów ewidencji rachunkowo-księgowej choć długotrwałe, było możliwe. Jednak firma miała duże trudności z uzyskaniem dokładnej informacji potrzebnej do celów zarządczych. Taki proces wymagał ogromnych nakładów dodatkowej pracy ze strony personelu administracyjnego.

Na tym etapie rozwoju usystematyzowanie schematów obiegu informacji i obróbki dokumentów oraz gromadzenia informacji w sposób zintegrowany wydawało się niezbędnym posunięciem umożliwiającym dalszy rozwój firmy.

Objęcie wszystkich procesów jednym systemem było koniecznością, szczególnie że wciąż rosnąca liczba zatrudnionych oraz liczba zawieranych umów z klientami stawał się prawdziwym logistycznym wyznawaniem. Bez systemu wzrost liczby handlowców automatycznie wymuszałby analogiczny procentowy wzrost zatrudnionych w back-office. Dodatkowo ciągłe przenoszenie danych z aplikacji do aplikacji powodowało błędy i angażowało czas. – mówi Jarosław Michalak Dyrektor Zarządzający Remes sp. z o.o.

Brak spójności i wiarygodności systemu wymusił decyzję o poszukiwaniu odpowiedniego rozwiązania informatycznego, które gwarantowałoby całkowitą integrację procesów towarzyszących działalności firmy. Z uwagi na szybki rozwój firma postanowiła postawiła warunek, iż system powinien być otwarty na wprowadzanie zmian wynikających z rosnących potrzeb. Planowany system miał dać możliwość wprowadzania w kolejnych latach modyfikacji programowych.

Po rozpatrzeniu kilku ofert wybrano ofertę firmy Macrologic. Wdrożenie rozpoczęto w 2005 roku. Obecnie Remes posiada pełen pakiet oprogramowania Xpertis, z którego korzysta ok. 100 pracowników.

Przebieg wdrożenia

Konieczność wdrożenia wynikała z dwóch przesłanek: dynamicznego rozwoju zasobów i znacznego przyrostu zatrudnienia. Jednocześnie spółka dysponowała bardzo słabymi narzędziami wspomagającymi ewidencjonowanie, logistykę sprzedaży, analizę finansową.

Decyzja o wdrożeniu zapadła bardzo szybko. Impulsem była awaria jednej z aplikacji obsługującej obszar kadr i płac, co bardzo utrudniało pracę firmy. Z tego względu wdrożenie systemu w tym obszarze odbyło się w wersji podstawowej bez prowadzenia analizy przedwdrożeniowej. Po uruchomieniu sytemu okazało się, że dostępna parametryzacja zainstalowanej wersji Xpertisa w zupełności odpowiada bieżącym potrzebom firmy.

Kolejne etapy wdrożenia zostały poprzedzone gruntowną analiza potrzeb obszarów finansów, sprzedaży oraz obszaru umów handlowych i logistyki. Sesje analityczne odbywały się w kilkuosobowych zespołach kompetencyjnych. Przeprowadzono 15 spotkań analitycznych, co zaowocowało powstaniem merytorycznego dokumentu analizy wdrożeniowej. Stanowiła ona podstawę do wykonania wdrożenia.

Przed dostawcą rozwiązania, firmą Macrologic postawiono trzy cele: uszczelnienie procesu ewidencji, integrację procesów biznesowych oraz zahamowanie procesu przyrostu personelu administracyjnego.

Wdrożenie przebiegało w kilku etapach i w kilku grupach projektowych. Już na samym początku projektu Zarząd Remes uważał, iż rozwój systemu będzie procesem długofalowym rozłożonym na kolejne lata. Słusznie zakładano, iż przy bardzo dynamicznym rozwoju ukończenie wdrożenia w wersji standardowej będzie przyczynkiem do rozpoczęcia dyskusji wewnątrz firmy nad tworzeniem kolejnych modułów dostosowanych do specyficznych potrzeb.

Nasza bardzo dynamiczna i emocjonalna sprzedaż wymaga ujęcia w sztywne ramy administracyjne. Dlatego zdecydowaliśmy się na zaspokojenie podstawowych potrzeb szybko wdrażając system w wersji nie zmodyfikowanej w pierwszej kolejności i spokojne, ale bardzo gruntowne informatyzowanie firmy poprzez dobudowywanie kolejnych modułów. – mówi Jarosław Michalak Dyrektor Zarządzający Remes sp. z o.o.

Na początek wdrożenie objęło obszar związany z obsługą kadrowo-płacową, następnie obszary finansowo-księgowy, sprzedażowo-magazynowy wraz z rozbudowaną obsługą umów zawieranych z klientami, co jest związane z pracą zespołów sprzedaży bezpośredniej. Projekt przebiegał wg harmonogramu prac a współpraca między klientem a Macrologic układała się dobrze. Zakończenie wdrożenia otworzyło firmie nowe możliwości objęcia integracją kolejnych obszarów.

W kolejnych latach rozwój oprogramowania Xpertis w spółce Remes był kontynuowany poprzez integrowanie informacji z kolejnych obszarów już funkcjonującym rozwiązaniem Xpertis (np. Dział obsługi sprzedaży, Dział przedstawicieli handlowych – obsługi Teamów, controlling, Dział Marketingu).

W kolejnym etapie rozwoju systemu Macrologic zaprojektował i wdrożył moduł wsparcia procesu sprzedaży. Firma Remes w ciągu miesiąca poprzez własne call center dociera z ofertą handlową do blisko 200 tys. osób, abonentów telefonii stacjonarnej. Na uzyskiwanych przez telemarketerów danych planowany jest przyszły proces wsparcia sprzedaży. Baza danych, z której korzysta firma liczy 8 milionów abonentów. Call center dzwoni do każdej z tych osób przynajmniej raz w ciągu dwóch lat. O skali aktywności w tym obszarze planowania wsparcia sprzedaży świadczy ilość danych. Firma organizuje miesięcznie ok. tysiąca prezentacji dla kilkudziesięciu tys. osób w całym kraju. Dzięki systemowi dział wsparcia jest w stanie koordynować przygotowania procesu sprzedaży Dzięki wprowadzeniu oprogramowania wspomagającego planowanie ta sama ilość pracowników jest w stanie obsłużyć więcej spotkań, podczas których prowadzona jest sprzedaż. Pracownicy działu przygotowania sprzedaży nadzorują: planowanie tras, miejscowości, wynajęcie lokali, wysyłkę zaproszeń, zbieranie potwierdzeń. System rejestruje wykorzystane środki oraz inne koszty związane ze sprzedażą. Perfekcyjne przygotowanie procesu zwiększa szanse handlowców, którzy skupiają się wyłącznie na realizacji sprzedaży.

Perfekcyjne przygotowanie logistyczne procesu sprzedaży jest niezwykle ważne z uwagi na końcowy etap w którym dochodzi do bezpośredniego kontaktu z handlowcem. Sprzedaż bezpośrednia opiera się niemal w 100 proc. na nawiązaniu relacji z klientami. W tym momencie team sprzedażowy nie może być rozpraszany przez logistyczne szczegóły. – mówi Jarosław Michalak Dyrektor Zarządzający Remes sp. z o.o.

Moduł zarządzania flotą „przypomina” również o ważnych kończących się terminach przeglądów technicznych oraz polis ubezpieczeniowych. Moduł usprawniający zarządzanie flotą pomimo, że nie jest specjalistycznym rozwiązaniem dedykowanym dla firm flotowych, spełnia założone oczekiwania i zaspokaja potrzeby ewidencyjno-rozliczeniowe służb logistycznych REMES, stanowiąc ważną część całego zintegrowanego wdrożenia Macrologic.

Kolejnym obszarem objętym informatyzacją stała się działalność firmy związana z organizacją imprez sportowych. Realizowany już po raz 7 REMES CUP jest olbrzymim przedsięwzięciem logistycznym. Już teraz w turnieju bierze udział 250-270 drużyn (6 tys. uczestników). Potrzeby związane z rejestracją zgłoszeń drużyn, zawodników, pobytu i zakwaterowania uczestników sprawiły, że firma zamówiła moduł logistyczny do planowania i obsługi ww. corocznej kilkudniowej imprezy. Moduł wspomaga planowanie turnieju w zakresie zgłoszeniowo-pobytowym, pobytu a także bieżące i końcowe rozliczenia finansowe.

W chwili obecnej trwają prace nad wdrożeniem kolejnego modułu związanego z procesem zarządzania zasobami ludzkimi w ramach rozwiązania Xpertis Personel. Zamówienie na nowy moduł związane jest z bardzo dużą rotacją personelu handlowego. Duża fluktuacja kadry i prowadzanie ciągłych naborów jest związane ze specyfiką branży sprzedaży bezpośredniej. Nowy moduł w tym obszarze będzie zarządzał przepływem informacji od momentu przyjmowania zgłoszeń poprzez proces rekrutacji, poprzez proces szkolenia, aż do momentu uzyskania pełnych praw pracowniczych.

Korzyści biznesowe

Wdrożenie rozwiązania Xpertis ma pozytywne implikacje we wszystkich sferach funkcjonowania firmy REMES. Wdrożenie pomogło w efektywniejszym zarządzaniu całą firmą jak i zarządzaniu poszczególnymi działami firmy. Informatyzacja znacznie przyśpieszyła proces obróbki i rejestrowania danych. Dzięki czemu w tym samym czasie można przeprowadzić wielokrotnie więcej bezbłędnych operacji bez konieczności zwiększania nakładów na administrację.

Szybszy dostęp do danych zmniejsza koszty pracy i umożliwia szybsze podejmowanie decyzji. Pierwszy etap wdrożenia pozwolił ograniczyć tempo przyrostu pracowników administracyjnych prowadzących sprawy ewidencyjne pomimo wzrostu przychodów firmy i liczby zawieranych transakcji o blisko 25-30 %. Firma była w stanie przy nieznacznie powiększonym zasobie osobowym, technicznie obsłużyć wzrastającą liczbę zawieranych umów z klientami. Zwiększenie możliwości przetwarzania i rejestracji informacji pozwoliło skupić się na zasadniczych problemach związanych z zasobami ludzkimi, mianowicie na zwiększaniu zatrudnienia w obszarze sprzedaży i call center. Liczba osób zatrudnionych wzrosła powiększając tylko nieznaczne stan zatrudnienia w back office.

Eliminacja błędów, sprawne i systematyczne wprowadzanie danych do programów pakietu Xpertis ułatwiło zapanowanie nad problemem. Złożonego systemu rozliczeniowego opartego o płatności ratalne, kredytowanie sprzedaży również przez zewnętrzne podmioty finansowe wyspecjalizowane w systemach ratalnych wymagają sprawnego systemu, dającego się właściwie sparametryzować do specyfiki i wymagań firmy. Xpertis zapewnił ta możliwość, również dzięki wzajemnemu zrozumieniu, dokładnemu zdefiniowaniu potrzeb i dobrej współpracy w obrębie zespołu wdrożeniowego. Dział księgowości również zyskał na wdrożeniu. Przy dużej liczbie umów i napływających faktur, księgowanie bez wykorzystania automatów księgujących byłoby praktycznie niemożliwe a obsługa takiej ilości dokumentów w oparciu o niezmieniony stan służb księgowych stałaby się niemożliwa do wykonania. Integracja wszystkich danych związanych z przychodami i wydatkami w jednej bazie pozwoliła na wprowadzenie dokładnych analiz finansowych. Z rozwiązania korzystają osoby, które analizują bieżące relacje koszty-przychody. Duża baza danych, możliwości związane z ich przetwarzaniem pozwoliły na wyodrębnienie oddzielnej controlingowej struktury organizacyjnej, zapewniającej stały dostęp do historycznych i bieżących analiza na różnych polach aktywności firmy. Możliwe stało się wprowadzenie następnych narzędzi wspomagających proces kierowania firmą. Perfekcyjnie „poszufladkowane” dają podstawę choćby do projekcji budżetowych.

Rejestracja niemal wszystkich danych związanych z pracą handlowców usprawniło mechanizm naliczania prowizji w oparciu o złożony, wielodrogowy algorytm. Przed wdrożeniem każda osoba była „ręcznie” rozliczana przez pracownika działu rozliczeń (DR), później przez pracownika Kadr i płac. W tej chwili za pomocą jednej funkcji otrzymuje się gotowe zestawienia i naliczenia dla poszczególnych przedstawicieli, co w przypadku kilkuset osób wymagających rozliczenia, bez obsługi i wspomagania programowego byłoby procesem żmudnym i długotrwałym.

Wprowadzanie wielu modułów wyeliminowało niemal całkowicie konieczność przenoszenia danych. W odniesieniu do stanu pierwotnego, zastosowanie rozwiązania Xpertis wprowadziło nowy system pracy. Odciążyło pracowników od sprawdzania poprawności danych po ręcznym przenoszeniu danych z poszczególnych aplikacji, eliminacji błędów etc. Od strony organizacji obsługi i serwisu IT wprowadzenie rozwiązania Xperis wyeliminowało możliwości wystąpienia problemów z komunikacją wewnątrz firmy i zmniejszyło możliwość awarii systemu.

Co dalej

Obecni firma Remes wdraża system Zarządzania Zasobami Ludzkimi; analizuje możliwości związane z wprowadzeniem systemu CRM oraz elementów rachunkowości zarządczej systemu Controlingowego.

Źródło: www.macrologic.pl