PGE Dystrybucja Białystok i pakiet ERP Dynamics 3.0

Wdrożenie systemu ERP Microsoft Dynamics AX w Zakładzie Energetycznym Białystok SA zbiegło się w czasie z poważnymi zmianami organizacyjnymi w firmie. Wymuszały one wykonanie dodatkowych, czasochłonnych prac. Determinacja uczestników wdrożenia zapewniła jego powodzenie. Współpraca Zakładu Energetycznego Białystok SA z firmą Bonair rozpoczęła się 16 lat temu od wdrożenia uniksowego systemu wspomagającego zarządzanie - Bonmaster-2000, autorstwa firmy Bonair. W połowie 2006 roku zapadła decyzja, by dwa moduły tego systemu: Płace oraz Środki trwałe zastąpić odpowiednimi modułami systemu Microsoft Dynamics AX.

Właśnie w tych dwóch obszarach Bonmaster już sobie nie radził - ocenia Wiktoria Białokozowicz, wówczas kierownik działu księgowości majątkowo-inwestycyjnej w Zakładzie Energetycznym Białystok SA i użytkownik wdrożenia, podejmujący decyzje merytoryczne w zakresie moduły Środki trwałe. My mamy duże bazy danych, na których wykonuje się skomplikowane operacje. Dość powiedzieć, że kartoteka środków trwałych, takich jak linie przesyłowe, stacje, przyłącza itd. plus dane dotyczące płac liczą kilkadziesiąt tysięcy pozycji. Naliczanie np. amortyzacji poszczególnych środków trwałych czy wynagrodzeń wymaga naprawdę złożonych algorytmów - tłumaczy Wiktoria Białokozowicz. - Wydawało nam się, że jeżeli z tym się uporamy, to z całą resztą nie będzie problemu – nowo wdrożone moduły Axapty miały zostać zintegrowane z pozostałymi modułami w starym systemie.
Wdrożenie wymagało od pracowników Zakładu Energetycznego ustalenia, jak mają wyglądać w nowej bazie dane oraz operacje na nich przeprowadzane. Okazało się, że Bonair musi w dużym zakresie zaadaptować do przedstawionych oczekiwań standardowe możliwości Microsoft Dynamics AX. Algorytmy przetwarzania danych powstawały prawie od podstaw. Wdrożenie zakończyło się jeszcze w 2006 roku. Moduły Płace oraz Środki trwałe w systemie Bonmaster zostały odłączone. Zamiast nich zaczęto korzystać z aplikacji Honoraria i Środki trwałe w Microsoft Dynamics AX.

Nowa firma - nowe wartości

30 czerwca 2007 ze struktur dotychczasowego Zakładu Energetycznego Białystok wydzielono działalność dystrybucyjną energii elektrycznej, w wyniku czego powstały dwie firmy: ZEB Dystrybucja Sp. z o.o. Białymstoku – obecnie po zmianie nazwy – PGE Dystrybucja Białystok Sp. z o.o. i Spółka obrotu energią elektryczną pod dotychczasową nazwą Zakład Energetyczny Białystok SA. Wiązało się to z podziałem majątku i przygotowaniem bilansu otwarcia, stwierdzającego, z czym każda z firm startuje. Od strony informatycznej oznaczało to podzielenie danych znajdujących się w systemie i przypisanie ich do odpowiedniej firmy. Najbardziej obciążająca system obsługa środków trwałych przypadła spółce PGE Dystrybucja Białystok. Trudność polegała na tym, że konieczne było przeszacowanie majątku przypadającego danej firmie, czyli wykonanie wyceny godziwej (rynkowej) środków trwałych na dzień, w którym firma rozpoczyna działalność pod nowym szyldem.
To wymagało sporego wysiłku, zarówno ze strony pracowników naszej Spółki, jak i firmy Bonair, ponieważ trzeba było wprowadzić nowe wartości dla każdego z kilkudziesięciu tysięcy środków trwałych osobno - tłumaczy Wiktoria Białokozowicz. - Dla nowej firmy została stworzona nowa baza środków trwałych, w której dane są wprowadzone według nowej wartości; jednocześnie zaimplementowano w niej nowe algorytmy naliczania amortyzacji, zmieniono sposób wprowadzaniu stawek amortyzacyjnych itd. Dodatkowo należało wprowadzić do bazy pewne informacje, których we wcześniejszej bazie nie było.
Oczywiście nie robiono tego "ręcznie".
Trzeba było zautomatyzować pracę, bo ręczne przeniesienie do nowej bazy około 50 tys. pozycji środków trwałych wraz ze zmianą ich wartości, gdy w dodatku ma się na to mało czasu, jest niewykonalne - przyznała Wiktoria Białokozowicz.
Stąd współpraca z Bonair, który zaprogramował odpowiednie „automaty” do konwersji. Ponieważ w tym przełomowym momencie firma pracowała w dwóch systemach, przysporzyło to jeszcze innej, dodatkowej pracy. Moduł finansowo-księgowy, w którym tworzono bilans i sprawozdawczość działał w starym systemie Bonmaster. By móc przygotować bilans otwarcia, niektóre informacje z modułu Środki trwałe i Honoraria w Microsoft Dynamics AX, np. salda operacji na środkach trwałych, trzeba było przenieść do Bonmastera, na konta księgi głównej, z nowymi wartościami.
Aby uniknąć podobnych perturbacji w przyszłości, Spółka zdecydowała się na przeniesienie z Bonmastera do Axapty pozostałych modułów, tak by wszystko było rejestrowane w jednym środowisku, w jednym systemie - opowiada Wiktoria Białokozowicz. - W Microsoft Dynamics AX miały się znaleźć sprzedaż, zakupy, finanse, banki, czyli pełny moduł finansowo-księgowy.
Obecnie w systemie Microsoft Dynamics AX pracuje tylko spółka dystrybucyjna. Spółka obrotowa - ze względu na znacznie mniejszy zakres przetwarzanych danych – korzysta jedynie z dostępu do danych historycznych. Ponadto Bonair wykonał ich archiwizację i udostępnił mechanizmy przenoszenia danych ze środowiska uniksowego do Windows.

Przenoszenie finansów

Wdrożenie modułu Finanse rozpoczęło się w październiku 2007 roku. Do końca stycznia do bazy systemu ERPMicrosoft Dynamics AX zostały przeniesione dane niezbędne do tego, by nowa baza mogła działać i od lutego 2008 praca odbywała się już w nowym systemie. Ale do końca wdrożenia było jeszcze daleko. Przede wszystkim trzeba było przenieść do nowego systemu różne operacje z historycznej bazy. Mowa nie tylko o tych wykonywanych w Spółce dystrybucyjnej, które do końca 2007 roku były rejestrowane w Bonmasterze. Migracja objęła też operacje wykonywane jeszcze w firmie-matce w pierwszym półroczu 2007.
Należało przenieść te operacje, głównie salda i obroty związane z majątkiem trwałym, zobowiązaniami i należnościami, by utrzymać ciągłość danych i móc je wykorzystywać do celów porównawczych, sprawozdawczych - tłumaczy Wiktoria Białokozowicz. - W przeciwnym razie teraz, gdy robimy bilans za 2008 rok, musielibyśmy całą historię wyciągać z poprzedniego systemu ręcznie.
W międzyczasie, na początku 2008 roku przed pracownikami i firmą wdrożeniową stanęło jeszcze jedno zadanie - przygotowanie bazy środków trwałych i operacji na nich wykonywanych zgodnie z wymogami Międzynarodowych Standardów Rachunkowości MSR. Dodatkowym wyzwaniem był bardzo krótki czas realizacji - około 3 tygodni.

I znów należało kilkadziesiąt tysięcy pozycji z kartoteki środków trwałych oraz wszystkie operacje na nich wykonywane przeszacować na nowe wartości.
Było ciężko, ale ludzie się sprężyli i udało się - mówi z dumą Wiktoria Białokozowicz. W systemie Microsoft Dynamics AX utworzono nową firmę, służącą do ewidencji środków według MSR-ów. Musimy dysponować ewidencją według dwóch norm: polskiej i międzynarodowej. Nie ma jednak potrzeby podwójnego księgowania operacji. Dzięki specjalnej aplikacji każdy dokument, który jest księgowany w ewidencji według polskiej ustawy o rachunkowości jest przenoszony automatycznie do ewidencji wg międzynarodowych standardów - opowiada Wiktoria Białokozowicz.
Polowanie na błędy

Jednym z zadań wdrożeniowych pracowników PGE Dystrybucja Białystok Sp. z o.o. było wskazanie baz i zakresu danych do przeniesienia do nowego systemu. To wymagało przeanalizowania, jak ustawić algorytmy przeliczeniowe, żeby spełniały swoją rolę i żeby nie generowały później błędów w sprawozdawczości. Drugie absorbujące zadanie czekało na nich, gdy Bonair wprowadził już do systemu żądane algorytmy. Musieli fizycznie sprawdzić prawidłowość przeniesionych danych i przeliczeń wykonywanych w module Środki trwałe, zwłaszcza przy likwidacji wybranych środków, przeliczeń do wartości MSR czy naliczanie płac z uwzględnieniem potrąceń różnego rodzaju, takich jak podatki, zasiłki. Gdy do Microsoft Dynamics AX zostały wniesione dane historyczne, należało sprawdzić, czy salda w systemie Microsoft Dynamics AX były na odpowiednich kontach księgowych; na odpowiednich dostawcach, odbiorcach - tych samych co w Bonmasterze.
Sprawdzanie odbywało się od ogółu do szczegółu. Jeśli zbiorcze kwoty się zgadzają, to sprawdza się poszczególne kwoty analityczne. Jeśli coś się nie zgadza, trzeba odkryć, gdzie jest błąd, na czym polegał, jaki algorytm spowodował błędne przeniesienie czy przeliczenie. To wszystko wymagało ogromnej pracy oprócz tej wykonywanej na bieżąco i polegającej na samym wprowadzaniu dokumentów - opowiada dalej Wiktoria Białokozowicz.
Nie wszystko szło gładko. Proste operacje na ogół przenosi się z sytemu do systemu bez problemu. Co innego, gdy w grę wchodzą skomplikowane przeliczenia, a takich w PGE Dystrybucja Białystok Sp. z o.o. jest sporo.
Standardowe algorytmy nie są zadowalające, gdy w grę wchodzi dużo wyjątków, jak w naszej firmie - wyjaśnia Wiktoria Białokozowicz. Wynagrodzenia i potrącenia należy wyliczać tak, by były zgodne z układem zbiorowym pracy czy przepisami podatkowymi. Przy naliczaniu amortyzacji należy uwzględnić amortyzację podatkową i bilansową. Przy tego typu skomplikowanych obliczeniach błędy na początku zawsze się zdarzają. Dlatego sporo czasu zajęło doprowadzenie do poprawnego ustawienia algorytmów rozliczających w systemie.
Ściganie się z czasem

Jak widać przed uczestnikami wdrożenia co krok stawały jakieś wyzwania. Jednym z poważniejszych był krótki czas na realizację poszczególnych prac. Przykładowo przygotowanie wyceny środków trwałych według międzynarodowych norm i przeliczenie według nowych wartości wszystkich pozycji z kartoteki środków trwałych, przypadło na okres sporządzania rocznych sprawozdań.
Służby finansowo-księgowe mają wtedy dużo standardowych obowiązków, a tu doszła praca dodatkowa – podkreśla Wiktoria Białokozowicz. Poza tym nie mieliśmy jeszcze na tym polu doświadczenia. Standardy międzynarodowe wprowadzaliśmy do sprawozdawczości białostockiego zakładu po raz pierwszy. Mimo skumulowania prac, udało nam się ze wszystkimi uporać i to z dobrym efektem - ocenia Wiktoria Białokozowicz.
Wdrożenie pokazało, że mamy zgraną i zdyscyplinowaną załogę, która świetnie sobie poradziła z problemem czasowym. Bywało, że praca trwała do późnych godzin, ale teraz mamy satysfakcję, bo wszystko gra - dodaje Halina Abouhilal, dyrektor Departamentu Ekonomiczno-Finansowego, szef projektu wdrożeniowego.
Obie rozmówczynie wśród korzyści wymieniają szeroko pojętą automatyzację w rejestrowaniu i przetwarzaniu danych, generowaniu danych do raportów i sprawozdań. Zmiany organizacyjne w firmie, wydzielenie jej ze spółki-matki wymusiły rozbudowanie funkcji i działań w obszarze środków trwałych.
Wdrożenie pozwoliło te nowe zadania zautomatyzować. Gdybyśmy robili to w Bonmasterze, to pewnie sporo rzeczy wykonywalibyśmy ręcznie i trzeba by zatrudnić dodatkowych pracowników. Automatyczne przetwarzanie pozwala nam obsługiwać nowe wyzwania dotychczasowymi siłami – stwierdza Wiktoria Białokozowicz.
Halina Abouhilal zwraca uwagę, że dużo raportów można wyeksportować do Excela i przetwarzać dalej w różnych konfiguracjach.
Nie mamy raportów sztywnych, firmowych; każdy może sam pod własne potrzeby wygenerować raporty – stwierdza Halina Abouhilal. Ale dzięki systemowi te dane zawsze są spójne. Pozwala nam to uniknąć nieporozumień i konfliktów z audytem badającym sprawozdania finansowe. Generowane dla nich raporty spełniają wszystkie wymogi.
Wykorzystać system na Maksa

Z systemu Microsoft Dynamics AX 3.0 korzystają w PGE Dystrybucja Białystok Sp. z o.o. służby finansowo-księgowe, kadrowo-płacowe oraz częściowo - w zakresie raportowania - służby kontrolingowe oraz merytoryczne-inwestycyjne, rozliczające nakłady na środki trwałe w budowie. Oprócz szkoleń wstępnych, ogólnie prezentujących system obecni użytkownicy systemu odbyli też kilkudniowe szkolenia warsztatowe. Siedząc przed komputerem wykonywali operacje, które w rzeczywistości w pracy muszą teraz realizować. Zwłaszcza przy wdrażaniu modułu Finanse, obejmującego sprzedaż, zakupy, banki, okazały się one bardzo skuteczne.

Moduły Środki trwałe, Honoraria i Finanse są wykorzystywane w siedzibie głównej PGE Dystrybucja Białystok Sp. z o.o. Firma ma w terenie 6 zakładów sieci, z których każdy obsługuje konkretny obszar. W tej chwili w zakładach sieci pracownicy mają dostęp do modułu Honoraria i wprowadzają do niego dane z kart pracy. Ale nie korzystają z modułów Finanse i Środki trwałe.
Przymierzamy się do tego, by od początku 2009 roku każdy z pracowników w referatach księgowych w tych zakładach miał dostęp do systemu i wykonywał bezpośrednio operacje ewidencyjne. Będzie to możliwe, jeśli tylko do końca roku uda się nam ich przeszkolić. To byłoby ogromnym usprawnieniem. Obecnie przesyłają do nas pliki, najczęściej tworzone w Excelu, a my w centrali wprowadzamy je sumarycznie - tłumaczy Halina Abouhilal.
W sumie PGE Dystrybucja Białystok Sp. z o.o. wykupiła 100 licencji systemu. Nie wszystkie są wykorzystane na dzień dzisiejszy, ale ze względu na plany na przyszłość i tak konieczne będzie dokupienie kolejnych licencji.
Zakładamy, że od od 2009 roku pracownicy działu kontrolingu mogli wykorzystywać system do analiz, do budżetowania, czyli kontroli zaplanowanego budżetu z ich realizacją - mówi Halina Abouhilal. - Microsoft Dynamics AX jest nowoczesnym systemem zgodnym z naszymi wymaganiami i duchem czasu. Chcielibyśmy wykorzystać jego możliwości do maksimum, wdrażając dodatkowe moduły i narzędzia oraz udostępniając je szerszej grupie pracowników..

Fakty o wdrożeniu

Co:

Microsoft Dynamics AX 3.0, moduły: Środki trwałe, Finanse; Honoraria i Formularze - moduły firmy Bonair; migracja danych z kartotek w systemie Bonmaster; przeliczanie danych z kartotek według nowych wartości; szkolenia

Gdzie:

Zakład Energetyczny Białystok SA - obecna nazwa PGE Dystrybucja Białystok Sp. z o. o., dystrybutor energii elektrycznej na terenie województwa podlaskiego oraz części warmińsko-mazurskiego i mazowieckiego; przesyła energię elektryczną liniami napowietrznymi i kablowymi o długości prawie 50 tys. kilometrów; www.dystrybucja.zeb.com.pl

Korzyści z wdrożenia:

  • automatyzacja wprowadzania danych
  • usprawnienie pozyskiwania i przetwarzania danych
  • szerszy zakres informacji gromadzonych w systemie w porównaniu z wcześniejszym rozwiązaniem
  • możliwość eksportowania dużej liczby raportów do Excela i przetwarzania ich w Excelu w różnych konfiguracjach
  • możliwość przygotowania raportów odpowiadających wymaganiom audytu, zawierających zgodne dane, bez względu na to, w jakim układzie zostaną przedstawione • usprawnienie zarządzania majątkiem trwałym i planowania zadań inwestycyjnych
  • obsługa nowych, dodatkowych zadań i obowiązków dotychczasowymi siłami


Źródło: BONAIR

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top