Firma Polskie Pomidory S.A. należy do grupy Citronex, zajmującej się importem bananów oraz produkcją i dystrybucją pomidorów Kompleks szklarni należący do przedsiębiorstwa zajmuje obecnie 10 hektarów. Dzięki zastosowaniu innowacyjnej technologii, firma jest w stanie dostarczać na rynek świeże pomidory malinowe przez cały rok. Spółka od początku zdecydowała wdrożyć odpowiedni system wspomagający procesy operacyjne w najważniejszych obszarach: Sprzedaż, Logistyka, Finanse i księgowość.

Wybór systemu

Pomimo że grupa Citronex ma wdrożone rozwiązanie informatyczne innego producenta, firma Polskie Pomidory - za sprawą polecenia zarządu PPO Siechnice - rozważyła propozycję Sente. PPO Siechnice już od kilku lat pracuje na systemie Sente, który został dopasowany ściśle do charakteru działalności firmy. Firma Polskie Pomidory, stojąc przed wyborem systemu, zdawała sobie sprawę ze szczególnych wymagań rozwiązań IT dla rynku spożywczego. Stąd propozycja Sente spotkała się z uznaniem zarządu.

Sprostać wymaganiom

Istotne jest, aby już na początku zdefiniować najważniejsze potrzeby. Wśród firm z branży przetwórstwa spożywczego największym wyzwaniem jest stała kontrola kosztów i określenie rzeczywistego kosztu wytworzenia produktu. Śledzenie rentowności produkcji jest właściwie procesem ciągłym. Skupiając się na obszarze kontroli kosztów i analizie rentowności, szczególne znaczenie zyskuje odpowiednia obsługa magazynu. Duże znaczenie ma również prawidłowe ewidencjonowanie surowca. Jak wiadomo owoce pod wpływem ciepła tracą wodę, przez co ich waga zmienia się od momentu zerwania do chwili wydania z magazynu. Funkcjonalność systemu generująca dokumenty na odparowanie - czyli utratę wagi lub ubytek naturalny - musiała być tutaj standardem. Ponadto firmie Polskie Pomidory zależało na ograniczeniu czasu na wprowadzanie danych do systemu - raz naniesione dane powinny być dostępne na zamówieniu, dokumencie magazynowym oraz na fakturze. System ma za zadanie również automatycznie księgować dokumenty. Dodatkowo, przy takiej skali produkcji, kolejnym strategicznym elementem było stworzenie odpowiednich narzędzi do raportowania: możliwość dokładnego wyliczenia kosztów na poziomie funkcjonalności finansowo-księgowej.

Nieodłącznym elementem procesu magazynowania jest również konieczność śledzenia ruchu towarów. Stanowi to już swoisty wymóg, niezbędny ze względu na spełnienie wskaźników jakościowych i norm bezpieczeństwa produktów żywnościowych. Ruch towarów jest odzwierciedlany za pomocą obiegu dokumentów magazynowych.

Dla firmy Polskie Pomidory jednym z ważniejszych dokumentów był dokument obsługi rezerwacji i blokad towarów. Wynika to z faktu czasu potrzebnego do wzrostu i dojrzewania pomidorów, dlatego też istotne jest, aby skutecznie blokować przed sprzedaniem towar, na który zostało złożone zamówienie (rezerwacja).

Na efektywną realizację procesów biznesowych w sektorze spożywczym wpływają rozwiązania wspierające takie obszary, jak kontrola marży, kontrola partii/serii, kontrola opakowań zwrotnych. System daje możliwość kontrolowania stanów ilościowych opakowań przekazanych do klientów. Możliwe jest rejestrowanie dokumentów magazynowych ewidencjonujących obrót opakowań wraz z automatycznym naliczeniem kaucji, a także jej rozliczenie. Jest to o tyle istotne, że firma produkuje pomidory na dużą skalę, zaopatrując m.in. sieć sklepów Biedronka, i obrót opakowaniami stanowi dużą wartość.

To wszystko, czego wymagają normy branżowe i współpraca z wielkimi sieciami handlowymi, oznacza często konieczność uruchomienia EDI - daje to możliwość elektronicznej wymiany dokumentów między kontrahentami. Dokumenty przesyłane w tym standardzie mogą być automatycznie importowane do systemów informatycznych kontrahentów. Wymiana EDI dotyczy faktur, zamówień oraz awizacji wysyłek.

Owocne plony z Sente

Ciągła zmienność otoczenia, wynikająca m.in. z fluktuacji cen surowców, kursów walut, czy niepewności plonów, oznacza konieczność podejmowania dynamicznych i trafnych decyzji. W konsekwencji umiejętność szybkiej reakcji na zmiany bezpośrednio wpływa na pozycję konkurencyjną firmy Polskie Pomidory. Wsparcie ze strony Sente, dostarczającego oprogramowanie, polega na usprawnianiu procesów i doborze najlepszych rozwiązań dostosowanych do specyfiki branży. Trudno sobie wyobrazić, że produkty mające krótką datę przydatności do spożycia, czekają na magazynie z powodu usterek systemu. Firma Polskie Pomidory nie miała dylematów z tych związanych, ponieważ stabilność rozwiązań Sente potwierdza PPO Siechnice.

Źródło: www.sente.pl