Odbywa się to niestety często z opóźnieniem, z błędami, które wynikają z odręcznej adnotacji i przepisywania. Świadomość i priorytety inwestycyjne zarządzających jednak bardzo szybko ulegają zmianie. W  kontaktach biznesowych TOT.NET co trzecia firma deklaruje w niedalekiej przyszłości konieczność eliminacji papierowej ewidencji w kierunku automatyzacji i dostępu do aktualnych danych o procesach wytwórczych i magazynowych. Głównym tego motywem jest dokładne śledzenie historii procesów logistycznych i produkcyjnych (traceability), począwszy od dostarczonych surowców przez produkcję po magazynowanie i przekazanie zamówień do klienta końcowego. Dodatkową motywacją przy inwestycji w system traceability są regulacje prawne, zobowiązujące wybrane grupy przedsiębiorstw do rejestrowania historii zdarzeń produkcyjnych i logistycznych. Poza tymi motywami ważna jest optymalizacja i automatyzacja procesów zbierania danych, dostęp do informacji o realizowanych pracach i stanach magazynowych w czasie rzeczywistej realizacji fizycznych prac, a wreszcie większa kontrola nad pracownikami.
    
Jak ten trzeci motyw – kontrolę nad pracownikami i procesami – może realizować system automatycznej identyfikacji danych? Zobaczmy na przykładzie.

Po analizie procesów związanych z logistyką produkcji okazało się, że pracownicy fizyczni często nie ewidencjonują prawidłowej ilości odpadów surowcowych. Powstają także błędy w odręcznej ewidencji stanów magazynowych oraz opóźnienia wynikłe z obiegu papierowej informacji pomiędzy faktyczną produkcją, magazynem, a osobami, które przepisują informacje do systemu informatycznego. Istnieje także prawdopodobieństwo nadużyć pracowników fizycznych wynikłych np. z kradzieży, z małej wydajności pracy itd. Nikt nie jest w stanie tego sprawdzić i ogarnąć bez odpowiednich narzędzi informatycznych, które pozwolą na dokładny monitoring historii pracy i zdarzeń.

Zdarza się, że pracownicy fizyczni nie mają sprawności w posługiwaniu się nowoczesnymi narzędziami typu komputer, a co dopiero urządzenie mobilne? Obawa przed technologią powoduje niechęć i trudności związane z przekonywaniem pracowników fizycznych do obowiązków ewidencjonowania danych w udoskonalony sposób. Z pewnością zastosowanie komputerów przenośnych to rewolucja w dotychczasowej organizacji pracy, odejście od stereotypów i innowacja w zarządzaniu. Jak każda rewolucja wymaga przełamania barier mentalnych i organizacyjnych.

Z doświadczenia wdrożeń TOT.NET wynika, że obsługa terminala tylko na początku stanowi problem dla niektórych użytkowników. Odpowiednie szkolenie, nadzór nad przestrzeganiem nowych reguł ewidencji danych i dobra wola współpracy oraz wsparcie ze strony osób zarządzających, powoduje, że pracownicy fizyczni bardzo szybko przełamują obawy do nowości. Widoki ekranów i funkcji, które mają oni realizować za pomocą oprogramowania ProTrace działającego na terminalach, są nieskomplikowane. Logika systemu ProTrace jest niewidoczna dla użytkownika terminala. Większość funkcji jest tak przygotowana, że wymaga tylko skanowania, a nie odręcznego wprowadzania danych przez klawiaturę terminala. Dlatego też pracownicy bardzo szybko uczą się pracować z urządzeniem. Po pewnym czasie są sytuacje, w których pracownicy nie wyobrażają sobie pracy bez terminala i tym samym powrotu do odręcznej ewidencji.

Wskazane na pierwszej stronie niniejszej publikacji problemy można rozwiązać w oparciu o mobilną rejestrację pobrań surowców, półproduktów, ewidencję odpadów i wiązania z tymi zdarzeniami osoby odpowiedzialnej i innych istotnych informacji. Odbywa się to przez zastosowanie technologii kodów kreskowych i terminali, na których pracuje oprogramowanie ProTrace komunikujące się automatycznie z głównym systemem informatycznym. Dzięki temu całkowicie można wyeliminować odręczną ewidencję i mieć dostęp do aktualnych danych o ludziach, stanach i zdarzeniach. ProTrace nie tylko udostępnia pracownikom na terminalu konieczne dla danej ewidencji funkcje systemu zintegrowanego - dodatkowo w przypadku braku potrzebnych funkcjonalności w systemie zintegrowanym - ProTrace może je wzbogacać i uzupełniać. Oprogramowanie terminalowe wyświetla aktualne informacje, zbiera rejestrowane dane, waliduje je oraz przekazuje do systemu zintegrowanego w czasie rzeczywistym. Może również posiadać wiele zdefiniowanych podpowiedzi i blokad dostępu dla pracowników fizycznych, które dodatkowo chronią przed popełnieniem błędów.

Jak więc wygląda rejestracja produkcji i automatyczne wiązanie informacji o pracownikach fizycznych?