Przestarzały system klasy ERP w instytucji takiej jak bank, może się przyczynić do problemów z prawidłowym zarządzaniem bieżącymi rozliczeniami, a także spowalniać lub wręcz uniemożliwiać dalszy rozwój instytucji finansowej. W takiej sytuacji swego czasu znalazł się francuski Banque Accord, który używał od przeszło 20 lat tego samego, niedającego się już unowocześnić systemu ERP.

 

 

Banque Accord jest spółką zależną grupy Auchan. Zajmuje się dystrybucją produktów i usług finansowych. Obecnie Banque Accord ma sześć milionów klientów i ponad siedem miliardów euro obrotu. Firma jest jednym z głównych graczy na francuskim rynku finansowym. Kilka lat temu używany w Banque Accord system ERP przestał spełniać oczekiwania firmy. Był przestarzały, a jego obsługa skomplikowana.

Synchronizacja systemu ERP z wizją klienta

Banque Accord miał własny pomysł na migrację do nowego systemu ERP.

Na początku na nasze zapytanie ofertowe odpowiedziało dziesięć firm. Zaproponowane rozwiązania oceniane były według kryteriów, które zostały określone przez zespół IT oraz użytkowników biznesowych. Do dalszych etapów postępowania wybrano trzech dostawców oprogramowania. Pod koniec tej fazy pod uwagę brane już były tylko dwie firmy – Qualiac i Coda – wspomina Nathalie Vahé, szefowa zespołu narzędzi w dziale finansowo-logistycznym Banque Accord.

Ostatecznie po rozmowach z klientami, u których wdrożono już wcześniej oferowane systemy ERP, wybrano rozwiązanie Qualiaca. Decyzję podjęto ze względu na duże podobieństwo zaimplementowanych w systemie ERP funkcjonalności, które były potrzebne w Banque Accord. Drugim kryterium wyboru była przystępna cena oprogramowania. Zakres projektu obejmował rachunkowość i finanse, zarządzanie majątkiem trwałym oraz zarządzanie zakupami dla całej firmy. Od początku istniała potencjalna możliwość implementacji systemu we wszystkich międzynarodowych filiach banku, znajdujących się, m.in. w Portugalii, Hiszpanii i Polsce.

Samowystarczalność przy wsparciu ze strony Qualiaca

Bank wymagał, aby wdrożenie zrealizowane zostało bezpośrednio przez producenta oprogramowania – z pominięciem firm trzecich. Aby spełnić te wymagania, firma Qualiac zorganizowała transfer niezbędnych umiejętności tak, aby pracownicy Banque Accord opanowali w wymaganym stopniu system Qualiac ERP. Dzięki temu, bank mógł zapewnić sobie autonomię i pozostać niezależnym od dostawcy oprogramowania.

Zgodnie z zatwierdzonym w czerwcu planem, roll-out systemu Qualiac miał nastąpić na początku nowego roku obrotowego. W lipcu przeprowadzono dwa pierwsze szkolenia dla zespołów projektowych i naszych specjalistów. Można powiedzieć, że „w boju” przekonaliśmy się o tym, że inżynierowie z Qualiaca rzeczywiście wspierają nas w parametryzacji oprogramowania – i to już od chwili, gdy my dopiero zaczynaliśmy się uczyć jego obsługi – zauważa Nathalie Vahé.

Moduły Księgowość i Finanse – sukces operacji!

Aby rozpocząć nowy rok podatkowy z nowym oprogramowaniem, należy prawidłowo przenieść dane z poprzedniego systemu.

Nasz poprzedni program nie był zautomatyzowany. Musieliśmy więc ręcznie zrobić eksport danych ze starego oprogramowania, a następnie ich import do systemu Qualiac ERP. Na szczęście operacja ta nie była trudna, ponieważ Qualiac oferuje odpowiednie funkcje, które są łatwe w użyciu – wspomina Nathalie Vahé. W drugiej połowie roku system Qualiac ERP został rozszerzony o moduł zarządzania środkami trwałymi.

Wsparcie Qualiaca dla działu zakupów

Podobnie jak w wielu innych firmach, w Banque Accord zakupy były zarządzane przez e-mail. Takie podejście może generować jednak problemy, zwłaszcza, gdy próbuje się połączyć odebrany towar z odpowiednim zamówieniem. W przypadku systemu Qualiac ERP, po skonfigurowaniu systemu wejściowego dla zamówień i połączeniu go z przepływem pracy, proces zatwierdzenia zamówień jest automatyzowany. Do kierownika spływają wszystkie niezbędne informacje, a formalne zamówienia są generowane przez system Qualiac ERP.

A jeśli trzeba by było zrobić wdrożenie jeszcze raz...

Specjaliści z Qualiaca są kompetentni, osiągalni i szybko reagują na nasze potrzeby i problemy. Co ważne, mamy też zawsze do czynienia z tymi samymi ludźmi, którzy wdrażali system, znają i bardzo dobrze rozumieją naszą firmę i jej specyficzne potrzeby. Jako że byliśmy bardzo zadowoleni z wdrożenia systemu Qualiac ERP, zaimplementowaliśmy ten system również w naszych filiach w Portugalii, Hiszpanii i Polsce. Aplikacja ta jest bardzo dobrze przystosowana do zarządzania naszymi spółkami córkami – podsumowuje Nathalie Vahé.Źródło: www.qualiac.pl