Organizacje korzystające ze starszych systemów ERP są często bardzo pozytywnie zaskoczone po zapoznaniu się z wersjami demo nowoczesnych, łatwych w obsłudze, elastycznych i wydajnych, chmurowych systemów, które można obecnie wdrożyć. To „pozytywne zaskoczenie” stanowi często podstawę do zainicjowania wewnętrznego dialogu w firmie na temat potrzeby wprowadzenia nowego systemu ERP.

 

Podczas procesu sprzedaży wiodący dostawcy systemów ERP z dumą podkreślają, że zainwestowali w programy, dzięki którym przejście na ich nowe, oparte na chmurze produkty ERP jest łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Łatwiejsze nie oznacza jednak, że całkowicie łatwe. Wprowadzenie nowego systemu ERP nie jest tak proste jak zmiana operatora komórkowego czy instalacja nowej aplikacji. Proces ten może być kosztowny i uciążliwy. Dlatego trzeba gruntownie rozważyć czy taka zmiana rzeczywiście jest konieczna, a jeśli tak, to w jaki sposób ją przeprowadzić?

Od czego zacząć?!

Przed wdrożeniem nowego systemu ERP zawsze należy wykonać następujące czynności:

• określić cele biznesowe na okres od 5 do 10 lat;
• przeanalizować plan działania danego dostawcy systemu ERP, w szczególności pod względem inwestycji w technologię;
• porównać najnowszy produkt obecnego dostawcy z ofertą konkurencji;
• przygotować organizację do przejścia na system ERP w modelu chmurowym (SaaS).

Trzeba także pamiętać, że rozwiązania oferowane przez innych dostawców nie zawsze są lepsze, a sama zmiana dostawcy systemu ERP nie gwarantuje osiągnięcia oczekiwanych rezultatów.

Cele biznesowe na okres od 5 do 10 lat

Aby firma mogła w pełni wykorzystać możliwości płynące z rozwiązania ERP, jej strategia w tym zakresie musi być zgodna z celami biznesowymi. Z tego powodu przed rozpoczęciem procesu wymiany systemu ERP należy określić i udokumentować strategię biznesową organizacji. Typowe czynniki uzasadniające przeprowadzenie powyższego procesu obejmują następujące sytuacje:

• obecnie używany system nie jest w stanie w dalszym ciągu wspierać rozwoju firmy; 
• obecnie stosowany produkt nie oferuje niezbędnych funkcji oraz możliwości, a ich wprowadzenie nie jest przewidziane w krótkoterminowym planie działania dostawcy;
• ze względu na zmiany zachodzące w branży stare modele biznesowe i systemy przestały pełnić swoją rolę, a firma musi przeprowadzić cyfrową transformację w celu zachowania konkurencyjności.

Funkcjonalność systemu ERP i plan działania w zakresie technologii

Dawniej pakiety ERP oferowane przez większość głównych dostawców były sprzedawane jako ogromne, uniwersalne wdrożenia. Chociaż niektórzy dostawcy systemów ERP nadal stosują takie podejście, wraz z pojawieniem się modelu SaaS coraz więcej producentów decyduje się na oferowanie pakietów dostosowanych do konkretnych branż. Pozwala to zminimalizować potrzebę dokonywania personalizacji. Dlatego podczas zmiany systemu ERP na chmurowy należy wziąć pod uwagę poniższe kwestie:

1. Funkcjonalność i dopasowanie do danej branży.
   Personalizacja kodu dostarczonego przez dostawcę nie jest już dozwolona. W związku z tym organizacje muszą określić, w jakim stopniu pakiet ERP w modelu SaaS jest gotowy do użycia. Niektórzy dostawcy oferują takie pakiety w wersjach dopasowanych do konkretnych branż, takich jak produkcja przemysłowa, żywność i napoje, sektor publiczny itp. Inni polegają na partnerach wdrożeniowych, którzy zapewniają konfiguracje i rozszerzenia przeznaczone dla danego sektora. Każde podejście ma swoje wady i zalety, dlatego przed podjęciem decyzji warto zweryfikować propozycję wybranego dostawcy, a następnie zapoznać się z opiniami innych klientów, aby zorientować się, jak dane podejście sprawdziło się w ich przypadku. 
   
   
2. Inwestycje w EAP i technologię.
   Podstawowe platformy EAP (ang. Enterprise Application Platform – Platformy Aplikacji dla Przedsiębiorstw) i technologia są dziś dla organizacji równie ważne, jak możliwości funkcjonalne. Nic nie wskazuje na to, żeby miało się to zmienić. W dużym stopniu łączy się to z kwestią wspierania możliwości komponowania, jak też z wydajnością dostawcy ERP w zakresie wykorzystania swojej bazowej technologii do wdrażania takich rozwiązań, jak analiza procesów i automatyzacja podczas standardowego cyklu aktualizacji. Oznacza to, że aplikacje stają się inteligentniejsze i same zalecają automatyzację powtarzalnych procesów w ramach normalnego harmonogramu wydań pakietu ERP. Naturalnym tego następstwem jest znaczny wzrost produktywności.
   
   
3. Wsparcie możliwości komponowania.
   Komponowalne systemy ERP to rozwiązanie przyszłości. Mimo to często jestem zdumiony sposobem, w jaki jest ono opisywane. Ze względu na ograniczoną objętość niniejszego artykułu nie mam możliwości szczegółowego wyjaśnienia czym jest komponowalny systemu ERP, jednak w skrócie można zdefiniować go jako:
   - zasadniczo niezawodny pakiet ERP w modelu SaaS, bazujący na najnowocześniejszej platformie EAP i pozwalający dostawcom szybko opracowywać i wdrażać nowe funkcje (patrz wyżej); 
   - ekosystem usług zapewniający doświadczenia i możliwości w pełni zintegrowane z zapleczem ERP; obejmuje to zaawansowane zarządzanie interfejsami API pod kątem złożonych integracji, wbudowane rozwiązania w zakresie sztucznej inteligencji/uczenia maszynowego, rozwój i integrowanie rozwiązań na platformach typu no-code i low-code w celu umożliwienia zaawansowanym użytkownikom ich wdrażania, a także inteligencję procesową i hiper-automatyzację.

Absolutnie konieczne jest, aby każdy pakiet ERP wybrany w 2023 roku i później, zawierał wiodącą platformę EAP. Organizacje powinny przywiązywać do takich bazowych platform równie dużą wagę, jak do możliwości funkcjonalnych systemu.

Nowe produkty od tego samego lub nowego dostawcy

W teorii zmiana systemu oznacza nawiązanie współpracy z nowym dostawcą i korzystanie z jego pakietu. Wiodący dostawcy systemów ERP dokonali jednak tak dużych inwestycji w modernizację swoich pakietów, że nowsze produkty często istotnie różnią się od swoich starszych wersji. Nawet jeśli dany użytkownik zdecyduje się na przejście na nowszy system ERP w modelu SaaS bez zmiany dostawcy, powinien traktować ten proces jako ponowne wdrożenie, a nie aktualizację.

Zarządzanie zmianą jest zazwyczaj łatwiejsze, jeśli dana organizacja postanowi korzystać z produktów tego samego dostawcy, jednak jego zmiana może nieraz uprościć proces transformacji. Przyjęcie nowych modeli biznesowych jest z reguły prostsze przy zamówieniu systemu u nowego dostawcy, ponieważ wiąże się to z koniecznością zmiany procesów.

Gotowość do wdrożenia systemu ERP w modelu chmurowym

Nowoczesne systemy ERP w modelu SaaS dostarcza się w infrastrukturze chmurowej typu multi tenant, co umożliwia wykorzystanie zaawansowanej technologii i szybkie wdrażanie nowych funkcji i możliwości. Efektywna zmiana systemu ERP wiąże się z koniecznością dokonania odpowiednich przekształceń organizacyjnych.

• Nowe właściwości i funkcje powinny być wdrażane kilka razy w roku. Ocena dostarczonych przez dostawcę ulepszeń funkcjonalnych i możliwości technicznych, takich jak automatyzacja procesów, wymagać będzie ustanowienia nowych ról w organizacji.
• Korzystanie z nowych funkcji i możliwości wymaga częstszego, ale nieobciążającego zarządzania zmianami i testowania – zwłaszcza pod kątem rozszerzeń i integracji.

Podsumowanie

Podczas zmiany pakietu ERP na nowy:

• należy dokładnie określić, dlaczego potrzebny jest nowy system – nie wolno zakładać, że automatycznie poprawi on sytuację w organizacji lub, że osiągnięcie celów jest możliwe bez ustalenia powodów stojących za decyzją o przeprowadzeniu wdrożenia;
• należy upewnić się, że wybrany dostawca oferuje najnowocześniejszą platformę EAP i możliwości obsługi komponowalnego systemu ERP;
• należy traktować przejście ze starszej wersji architektury ERP na system w modelu chmurowym jako e-wdrożenie, nawet jeśli oba produkty pochodzą od tego samego dostawcy;
• należy przygotować organizację na wszelkie potencjalne zmiany wymagane do wdrożenia systemu ERP w modelu SaaS, w szczególności w zakresie ról i obowiązków; nie należy lekceważyć zarządzania zmianą oraz szkoleń, których przeprowadzanie będzie wymagane na bieżąco.

Autor: Mariusz Siwek, channel director, Infor Polska