Systemy rodziny Plus Workflow jako kompleksowe rozwiązania wspomagają procesy związane z zarządzaniem procesami biznesowymi, a także procesami związanymi z archiwizacją dokumentów. Uwzględniając potrzeby i wymagania rynkowe firma Suncode w swojej ofercie posiada system elektronicznej kancelarii.

 REKLAMA 
 Wdrażasz KSeF w firmie 
 
Plus Kancelaria jako kompleksowe narzędzie efektywnie wspiera procesy nie tylko związane z archiwizacją korespondencji, ale również procesy zarządzania procesami biznesowymi między innymi obiegu dokumentów w firmie.

Plus Kancelaria wyposażona jest w moduły pozwalające na rejestrację i dekretację przesyłek przychodzących i wychodzących. Rozwiązanie umożliwia sprawną rejestrację i weryfikację korespondencji przychodzącej, paczek, a także dokumentów wchodzących w ich skład. Moduł rejestracji pozwala na zgromadzenie informacji w zakresie otrzymanej korespondencji, tj.:
  • data otrzymania,
  • data nadania,
  • nadawca,
  • adresat,
  • przedmiot korespondencji.

Istotnym elementem modułu jest możliwość wygenerowania kodu kreskowego, a następnie opatrzenie nim rejestrowanej korespondencji. Zastosowanie kodów kreskowych pozwala na jednoznaczną identyfikację archiwizowanych dokumentów. Ponadto moduł rejestracji umożliwia ewidencję dokumentów elektronicznych niezależnie od formatu pliku.

Elektroniczna kancelaria daje również w możliwość rozesłania dokumentów do właściwego adresata. Zastosowanie dekretacji dokumentów umożliwia nadzorowanie drogi dokumentu, a także zapewnia dotarcie dokumentów do właściwej osoby. Co więcej, Plus Kancelaria pozwala na definiowanie raportów zbiorczych otrzymanej korespondencji w różnych przekrojach: typu korespondencji, daty nadania, daty otrzymania, adresata itp. Zarejestrowane i zeskanowane dokumenty zostają zapisane w module elektronicznego archiwum dokumentów.

Zastosowanie systemu zarządzania korespondencją Plus Kancelaria niesie ze sobą wiele wymiernych korzyści:
  • umożliwia uzyskanie pełnej kontroli nad przesyłkami otrzymywanymi i wysyłanymi, 
  • zapewnia dotarcie dokumentów do właściwego adresata,
  • eliminuje przypadki zaginięć dokumentów czy przesyłek, 
  • zapewnia natychmiastowy dostęp do obrazów zeskanowanych dokumentów, 
  • zwiększa bezpieczeństwo dokumentów.
Rozwiązanie stanowić może część komplementarną funkcjonującego systemu zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi Plus Workflow, gdyż posiada mechanizmy pozwalające na automatyczne uruchamianie procesów związanych z rejestrowanymi dokumentami.

Źródło: Suncode

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top