Jednym z powodów, dla których część firm boi się wdrożenia systemu ERP są jego wysokie koszty. W związku z tym, kiedy już zdecydują się na ten krok, robią wszystko, by możliwie jak najbardziej zredukować związane z nim koszty. Moment, w którym dostawca rozwiązania spotyka się z klientem przy stole negocjacyjnym często okazuje się jednym z najtrudniejszych momentów wdrożenia, jednocześnie będąc jednym z czynników jego powodzenia. W czasie negocjacji kontraktu określa się m.in. zakres prac i termin ich wykonania, odpowiedzialność stron, podział obowiązków i zadań, procedury odbioru a także – co oczywiste – koszt wdrożenia.