Decyzję podjęto już w roku 2009, rozpoczynając tym samym proces przygotowania firmy do wdrożenia nowego systemu. Firma przeżywała dynamiczny rozwój i wówczas używany system ERP przestał być wystarczającym narzędziem do pozyskiwania informacji niezbędnych do zarządzania firmą i nie wspierał obszarów projektowo-produkcyjnych firmy. PREVAC ma bardzo trudny, mieszany model projektowo-produkcyjny, począwszy od realizacji projektów na zamówienie, poprzez produkcję na zamówienie, montaż na zamówienie aż do krótkoseryjnej produkcji na magazyn. Zarządzanie produkcją i projektami w takim środowisku to nie lada wyzwanie i bez sprawnego systemu informatycznego przy przekroczeniu pewnej skali niezmiernie trudne, jeśli nie zupełnie niemożliwe i słabo przewidywalne.

Wdrożenie systemu pozwoliło nam przenieść energię i skupienie z poszukiwania informacji na ich wykorzystanie w celu optymalizacji działalności firmy. Możemy szybko podejmować decyzje na podstawie zawsze aktualnych i wiarygodnych danych produkcyjnych, aktualnego i prognozowanego stanu finansów, pakietu zamówień, obciążenia zasobów itd. Wszystkie te dane są dostarczane w sposób zautomatyzowany do naszych działów finansowego i księgowego, stanowiąc podstawę informacji przekazywanych Zarządowi firmy.

Ogromną rolę odgrywa system w obszarze zarządzania produkcją i projektami, w których firma do czasu wdrożenia odczuwała ogromny niedosyt. Zaawansowane planowanie produkcji i projektów wsparte systemem stało się faktem, a dane zgromadzone w tych procesach umożliwiają nam lepsze wykorzystanie posiadanych zasobów i naszego potencjału.

W całej firmie uruchomiono zautomatyzowane planowanie materiałów i zasobów produkcyjnych, planowanie zakupu materiałów, surowców i towarów, uzyskując z odpowiednim wyprzedzeniem prognozy przepływów pieniężnych i informacje o ewentualnych możliwych problemach. Dzięki temu mamy czas na podjęcie przemyślanych działań zapobiegawczych w miejsce wymuszonych działań naprawczych.

Podczas użytkowania systemu ciągle uczymy się czegoś nowego i zaskakuje nas wbudowana funkcjonalność umożliwiająca bardzo dobre dopasowanie do zmieniających się realiów i procesów w naszej firmie. Korzystamy też niejednokrotnie z zaimplementowanej w systemie obsługi procesów, dopasowując do niej procesy naszej firmy z korzyścią dla efektywności i uporządkowania naszej pracy. Pod tym względem, jak i pod wieloma innymi, wybór systemu IFS Applications był strzałem w dziesiątkę.

Proces uruchomienia zakończył się na początku roku, tak jak zaplanowaliśmy, natomiast proces optymalizacji ciągle trwa. Firma się dopasowuje do systemu, a system do firmy. Realia biznesowe się zmieniają i wymagania stawiane naszej firmie również, w związku z czym optymalizacja jest procesem ciągłym. Pracujemy w warunkach ciągłej zmiany.

W najbliższym czasie chcielibyśmy uruchomić mobilną platformę obsługi serwisu, wyposażając naszych pracowników w urządzenia mobilne z oprogramowaniem umożliwiającym pracę zdalną zarówno offline, jak i online. W kolejnym kroku planujemy wdrożyć portale osobiste/zarządcze, ponieważ ilość zgromadzonych danych jest już w większości wypadków wystarczająca do ich użytecznej prezentacji, a ich wiarygodność potwierdza się z każdym kolejnym miesiącem naszej pracy z systemem.

Chcemy również z pomocą firmy IFS zmigrować dane z naszego aktualnego systemu PDM do PDM-a wbudowanego w system IFS Applications oraz rozbudować posiadaną integrację CAD/IFS o dodatkowe funkcjonalności i nowy interfejs, podnoszące ergonomię i wydajność pracy naszych konstruktorów.