System CRM jest wykorzystywany głównie w dwóch obszarach działalności przedsiębiorstw. Najczęściej używa się go do gromadzenia i porządkowania danych. Taka archiwizacja znacznie usprawnia działania np. contact center, gdy niezbędna jest sprawna obsługa klienta i wgląd w historię kontaktu z nim. Po drugie - i najważniejsze – systemy CRM to narzędzia do zarządzania danymi. Dzięki takiemu wykorzystaniu systemu, dostawcy są w stanie zidentyfikować preferencje konsumentów, planować na tej podstawie przyszłe akcje sprzedażowe czy logistyczne i dbać o lojalność nabywców. W ten sposób można skupić się na marketingu relacji, który jest dużo bardziej zyskowny niż marketing masowy.